学会運営、煩雑に感じていませんか？
会員管理、イベント運営、情報発信…多くの業務に追われる学会運営者の方々にとって、効率化は喫緊の課題です。

そんな悩みを解決するのが「学会運営の管理システム」です。
本記事では、学会管理システムとは何か、どのような機能があり、導入することでどのようなメリット・デメリットがあるのかを詳しく解説します。
さらに、システム導入の際の注意点や、導入に悩んだ際のヒントもご紹介します。
学会運営の効率化を実現し、会員サービスの向上を目指すなら、ぜひこの記事をお読みください。 

学会管理システムでは何ができるのか

学会管理システムを導入すると、学会事務局の様々な業務をオンラインで完結できるようになります。
例えば、会員管理では、会員の入会申込や情報更新をWeb上のマイページで受け付け、事務局は入会状況をリアルタイムに把握できます。

会費管理では、会員の年会費納入状況をシステム上で管理し、未納者への督促メールも一斉送信で対応可能です。
また、学術大会やイベントの運営では、演題（抄録）のオンライン投稿受付、参加登録受付、発表プログラムの編成、参加費のオンライン決済、会場での受付処理など、一連の大会運営をシステム上で行うことができます。

このように、学会管理システムは会員対応から大会開催まで幅広い業務をカバーし、事務局の負担軽減につながります。

学会管理システム導入のメリット・デメリット

学会管理システムを導入することによるメリットとデメリットを整理します。
システム導入により得られる利点だけでなく、注意すべき課題についても把握しておきましょう。

学会管理システム導入のメリット

学会管理システム導入の主なメリットは、業務効率化と人的・経費負担の削減です。
事務局業務をオンライン化することで、作業時間の短縮とコスト削減につながります。

従来手作業で行っていた会員名簿管理や入金確認、郵送対応などがシステム上で自動化・簡略化されるため、人手不足の解消に大きく寄与します。
実際、ある学会向けシステムでは「毎月の事務作業を約50時間削減」できたとの報告もあります。

また、オンライン化により複数担当者で情報を共有・同時作業できるため、情報管理の一元化とミスの減少、属人化の解消にも効果的です。
会員側にとっても、Web上で手続きできる利便性が向上し、クレジットカード決済など多様な支払い方法に対応することで未納防止にもつながります。
このように、学会管理システムは「時間が足りない」「人手が足りない」「コストがかかる」といった学会運営者の悩みを解決しうるサービスと言えます。

学会管理システム導入のデメリット

一方で、学会管理システム導入には注意すべきデメリットや課題も存在します。

第一に、費用負担 の問題があります。
一般的な会員管理システムでは、初期導入費用に数十万～数百万円、さらに毎月の利用料が数千～数万円程度かかるケースが多く、小規模な学会ではコスト面のハードルとなりえます。
ただし最近では初期費用・月額費用が不要で、決済手数料のみで利用できるクラウド型サービスも登場しており、従来より低コストで導入できる選択肢も増えています。

第二に、運用面の習熟 が必要です。新しいシステムを使いこなすまで、事務局スタッフや会員への周知・トレーニングに時間がかかる場合があります。
また既存データの移行作業や初期設定の手間も考慮しなければなりません。

第三に、システム依存リスク も挙げられます。
システム障害が発生すると業務が停滞する恐れがあるため、信頼性の高いサービスを選ぶとともに、定期的なバックアップや問い合わせサポート体制の確認が重要です。
このようにデメリットもありますが、事前に十分な準備と製品選定を行うことで多くは軽減可能です。 

学会管理システムにはどんな機能があるのか

学会管理システムには、学会事務局の様々な業務を支えるための多彩な機能が備わっています。
ここでは主な機能について、それぞれの概要を説明します。
学会のニーズに合った機能が用意されているかを確認することが大切です。

会員管理

学会管理システムには「会員管理」機能があります。

会員管理は学会運営の基本であり、会員情報や入退会手続きを一元管理する機能です。
会員管理機能では、会員の氏名や所属、連絡先などのプロフィール情報をデータベースで管理します。
新規入会の受付や退会処理、会員情報の更新などをオンラインの申請フォームやマイページ経由で行えるため、メールや郵送でやり取りしていた手間が削減されます。

また、会員種別（正会員・学生会員など）ごとの情報管理や検索・絞り込みも簡単に行え、名簿のエクセル管理に比べて効率的かつ正確に会員データを扱えます。
さらに、会員向けの専用ページを提供し、会員自身が自分の登録情報を確認・更新できる仕組みも整います。
これにより事務局側の負担を減らしつつ、会員サービスの向上にもつながります。

会費徴収・決済

学会管理システムには「会費徴収・決済」機能があります。

会費徴収・決済機能では、学会会員の年会費管理や徴収業務を効率化します。
会員ごとの年会費納入状況をデータベースで管理し、未納者リストの自動抽出やリマインド通知が可能です。
また、銀行振込以外にクレジットカード決済やコンビニ支払いなどオンライン決済にも対応でき、会員はマイページから自分の会費支払いを完了できます。
システムによっては決済代行サービス（オンライン決済サービス）と連携しており、支払い状況に応じて会員ステータスを自動更新する機能も備わります。

その結果、事務局側での入金確認や領収書発行作業の手間が軽減され、会費管理の透明性向上にも寄与します。
特にインボイス制度への対応や領収書・請求書の自動発行（日本語/英語）機能を持つシステムであれば、国際会員がいる場合や経理処理の簡素化にも有用です。

マイページ制作

学会管理システムには「マイページ制作」機能があります。

マイページ制作機能により、会員や大会参加者ごとに専用のログインページを提供できます。
学会員向けマイページでは、自身の登録情報の確認・変更、会費支払い状況の確認、学会からのお知らせ確認などが行えます。
大会参加者向けマイページでは、登録内容の確認や参加証のダウンロード、参加費の領収書発行などが可能です。
これらマイページは学会管理システム上でテンプレートに沿って構築でき、必要な項目をオン/オフ設定するだけで実装できます。
例えば「会員向け問い合わせフォーム」や「参加証ダウンロードボタン」といったパーツを管理画面から配置することで、専門的なWeb開発なしに機能追加ができます。
マイページを設けることで、会員・参加者と事務局双方にとって利便性の高いコミュニケーション基盤が整い、問い合わせ対応の効率化や情報周知の徹底にもつながります。

メール送信

学会管理システムには「メール送信」機能があります。

メール送信機能では、事務局から会員や参加者へ一斉連絡メールを送ることができます。
システム上でメールのテンプレートを作成し、対象者の条件を設定して送信することで、案内メールや督促メールを簡単に配信可能です。
例えば、未入金の会員だけを抽出して会費納入のお願いメールを送ったり、大会参加者全員にリマインド通知を送信したりといったことがワンクリックで行えます。
送信履歴や開封状況のトラッキング機能があるシステムもあり、誰にどのメールを送ったかを後から確認することもできます。
従来は個別にメールソフトで宛先を管理していた作業が不要になり、宛先漏れや誤送信のリスクも低減します。
また、メールだけでなくシステムのマイページ上にお知らせを掲載する機能も併用すれば、重要連絡を見逃しにくくすることができます。

イベント決済

学会管理システムには「イベント決済」機能があります。

イベント決済機能では、学会が主催するセミナーや講習会など各種イベントの参加費徴収をオンラインで行えます。
年会費とは別にイベントごとの参加費や懇親会費、資料代などを事前に決済できる機能です。
参加登録フォームと連動し、会員/非会員や一般/学生といった区分に応じた価格設定を行った上で決済ページを提供します。
参加者は申込み時に同時決済を済ませられるため、当日の現金授受を減らし受付を円滑にします。
決済手段もクレジットカードや銀行振込など複数から選択できる場合が多く、参加者の利便性も高まります。
イベント決済機能を活用することで、有料イベント運営の収支管理がシステム上で一元化され、参加者ごとの支払状況を常に把握できるようになります。
また、イベント当日に追加徴収が発生した場合も、その場でシステムに入力して追加入金処理を反映させることが可能です。

ホームページ制作・管理

学会管理システムには「ホームページ制作・管理」機能があります。

ホームページ制作・管理機能では、学会の公式サイトや会員専用サイトをシステム上で構築・更新できます。
専門知識がなくても使えるCMS（コンテンツ管理システム）の形で提供されることが多く、学会の新着情報掲載やイベント案内のページ作成などをブラウザ上で簡単に行えます。

学会向けのテンプレートやデザインが用意されており、学会の公式ウェブサイトと、会員だけがログインして閲覧できるマイページ（会員専用サイト）を連携させることも可能です。
これにより、学会事務局はサイト制作会社に依頼しなくても、自ら迅速に情報発信やページ修正が行えるようになります。
また、システムによっては英語版サイトの作成機能も備え、国際学会に発展した場合にも対応しやすくなっています。

演題登録・管理

学会管理システムには、学術大会における「演題登録・管理」機能があります。

演題登録・管理機能では、学会大会の発表演題（抄録）募集から採択までをオンラインで完結できます。
学会発表の募集要項に沿って演題投稿フォームを作成し、演者（発表者）はWeb上でタイトル・要旨等を登録します。
事務局側では、投稿された演題情報を管理画面で一覧・管理し、必要に応じて査読結果や発表区分の設定を行えます。
締切後の演題集計や採否通知もシステムから一括で実施可能です。

これにより、メール添付で演題ファイルを受け取ったりExcelで管理したりする必要がなくなり、発表プログラム編成までのプロセスを大幅に効率化できます。
演題登録システムは投稿者にとっても簡便で、募集期間中は自分の投稿内容を編集・確認できるマイページ機能が提供される場合もあります。

プログラム編成

学会管理システムには、学術大会における「プログラム編成」機能があります。

プログラム編成機能では、学術大会や年会の発表プログラム（タイムテーブル）を効率よく作成できます。
演題登録機能と連携している場合、投稿された演題データをもとに発表セッションを割り当てることで、自動的にプログラムを編成できるシステムもあります。
具体的には、各演題に対して発表会場や時間枠を指定していくだけで、講演プログラム表が完成します。
変更があってもドラッグ＆ドロップや項目編集で即座に更新できるなど、柔軟な操作性を備えているのが特徴です。
作成したプログラムはWeb上で公開したり、PDFに出力して配布資料や要旨集に掲載したりすることも容易です。
従来は手作業でタイムテーブルを作り直していた作業が大幅に省力化され、プログラム変更による参加者への周知も即時反映できるため、運営の機動力が向上します。

要旨集作成

学会管理システムには、学術大会における「要旨集作成」機能があります。

要旨集作成機能では、学会大会用の要旨集（抄録集）を効率的に作成できます。
投稿された演題のタイトル・著者・要旨本文などのデータをもとに、体裁を整えた要旨集を自動生成するシステムもあります。
演題登録内容に基づき所定のレイアウトでPDFを出力したり、そのまま印刷所と連携できるフォーマットでデータを書き出したりすることが可能です。
ページ番号の割り振りや索引の作成も自動化されるため、手動で原稿を編集する手間が省けます。
近年では紙の抄録集に代わりオンライン要旨集サイトを構築するケースも増えており、その場合も演題データベースからWeb上の要旨閲覧ページを生成する機能が活用されています。
要旨集作成機能により、短期間で正確な抄録集を準備でき、学会直前の追い込み作業の負担軽減につながります。

会場受付

学会管理システムには、学術大会における「会場受付」機能があります。

会場受付機能では、学会当日の参加者受付業務をスムーズに処理できます。
事前にオンライン参加登録を受け付けている場合、受付システムで参加者リストを管理し、当日は参加証（ネームカード）を発行したり、QRコード等によるチェックインを行ったりできます。
参加者は受付で自分のQRコード（事前にメール等で送付）を提示し、スタッフがそれをスキャンすることで即座に受付完了となります。
これにより受付待ちの行列を緩和し、名札や参加証の手渡しも効率よく行えます。
システムによっては受付と同時に参加データが記録され、未到着者リストの把握や、受付データを用いた参加証明書の自動発行にも対応しています。
大会当日の受付業務は人手が集中するポイントですが、システム化することで少人数でも円滑な運営が可能になります。

参加証発行

学会管理システムには、学術大会における「参加証発行」機能があります。

参加証発行機能では、学会やイベントの参加証明書やネームカードを簡単に作成・配布できます。
学会参加証や受講証明書をシステムからPDF生成し、参加者がマイページからダウンロードできる仕組みや、事前に名札を印刷して当日配布するための名簿出力機能が含まれます。
参加登録データに基づき、自動で氏名や所属を差し込んだ参加証の一括作成・メール送付を行うことも可能です。
特にオンライン学会やハイブリッド開催の場合、現地での名札配布が難しいため、事前に電子参加証を発行して各自で印刷してもらう運用にも対応できます。
学会管理システム上で参加証を発行しておけば、後日参加証明が必要になった場合にも再発行が容易です。

バッジ・ラベル印刷

学会管理システムには、学術大会における「バッジ・ラベル印刷」機能があります。

バッジ・ラベル印刷機能では、参加者用のネームバッジや郵送用の宛名ラベルをシステムから出力できます。
学会大会の参加者ネームカードやスタッフ用バッジを事前に印刷する場合、参加者リストから必要事項（氏名・所属など）をレイアウトに差し込んで一括印刷データを作成できます。
市販の名札用紙に合わせたフォーマットが用意されているシステムも多く、切り離してそのまま名札として使えるようになっています。
郵送物がある場合には、会員や関係者の住所録から宛名ラベルを一括作成することも可能です。
ラベル印刷機能を使えば、シール用紙にまとめて印刷して郵送作業の効率が上がります。
これらの印刷系機能により、名札や宛名を書き間違えるミスも防げて安心です。

論文管理

学会管理システムには「論文管理」機能があります。

論文管理機能では、学会誌や紀要、大会論文集など学会が扱う学術コンテンツを管理することができます。
学会によっては年次大会後に論文集を発行したり、定期的に学会誌（ジャーナル）を刊行したりする場合があります。
論文管理機能を備えたシステムでは、投稿論文の受付から査読プロセス、最終原稿の収集までをオンラインで行えます。
投稿者は専用ページから論文PDFや著者情報を登録し、編集委員や査読者はシステム上で査読結果の登録・閲覧が可能です。
発行号ごとにコンテンツを整理し、公開用のウェブページに記事を掲載するといった機能も提供されます。
これにより、学会活動の一環である学術情報発信も一元管理でき、研究コミュニティへの貢献度を高められます。

学会管理システムの費用相場はどれくらい？

学会管理システム導入にかかる費用相場と料金体系について説明します。
費用はシステムの種類や提供形態によって大きく異なりますが、一般的には初期費用＋月額利用料というモデルが多く見られます。
例えばパッケージ型の学会システムを導入する場合、初期設定やサーバ構築にまとまった費用が発生し、その額は数十万円から場合によっては数百万円規模になることもあります。
一方、クラウド型（SaaS型）のサービスでは初期費用は比較的低めか無料で、月額利用料が数万円程度というケースが一般的です。
学会向けの受付システム単体でも「シンプルなものなら数万円、機能が多いものなら100万円以上かかる」といわれるように、必要とする機能の範囲や参加者規模によって費用感は幅があります。
基本的な会員管理のみなら安価に始められるサービスもありますし、カスタマイズや専用開発が必要な場合は別途費用が嵩みます。

近年では、中小規模の学会でも利用しやすい低コストのクラウドサービスが増えてきました。
例えば、初期費用・月額費用が不要で成果報酬型（決済手数料）のみで利用できる料金プランを打ち出すサービスもあります。
このモデルでは導入時の経済的ハードルが非常に低く、実際の決済が発生したときに一定割合の手数料を支払う仕組みなので、利用しない期間の固定費負担がありません。
また、パッケージ化された必要機能の提供とオンライン化による効率化で「従来の約1/5のコスト」を実現したと謳うサービスもあり、予算が限られた小規模学会でも導入検討しやすくなっています。
年間費用の相場としては、簡易なクラウドサービスなら年間数十万円以下、フル機能の統合システムでは数十万～数百万円程度が目安と言えるでしょう。
学会の規模と必要機能を踏まえ、複数サービスの料金を比較検討することが重要です。

学会管理システム導入の注意点

学会管理システムを導入する際に注意すべきポイントをまとめます。

まず第一に、自学会のニーズに合ったシステム選定が肝心です。
会員数や大会参加者規模、必要な機能（例えば会員管理中心か、大会運営機能も必要か、英語対応は必須か等）を整理し、それにマッチするサービスを選びましょう。

第二に、既存データや運用からのスムーズな移行を計画しましょう。
今使っている会員名簿データや演題データを新システムにインポートできるか、既存のホームページや決済手段と連携できるかなどを事前に確認します。

第三に、サポート体制の充実度を確認しましょう。
導入時に設定や操作方法をサポートしてくれるか、トラブル発生時に迅速に対応してもらえるかは重要なポイントです。
専任のサポート担当やチャットサポートを提供しているサービスもあります。

さらに、セキュリティと信頼性も無視できません。
個人情報を預かる以上、プライバシーマーク取得など適切な情報管理がなされているか、システム稼働率やバックアップ体制はどうか、といった点を確認しましょう。
サービス提供企業の実績（他の採用学会数や導入事例）も判断材料になります。

学会管理システムの導入に悩んだら

学会管理システムを導入すべきか悩んだときは、学会運営支援プラットフォーム「AWARD（アワード）」です。

AWARDは、学会運営に欠かせない会費徴収、イベント決済、イベント参加者リスト出力、一斉メール配信、郵送ラベル印刷などのほか、会員情報の管理までをひとつにまとめて提供する総合プラットフォームです。
特に中小規模の学術大会では、導入しやすい料金が魅力となっています。
また、無料でデモ利用できたり、専任コンサルタントがサポートにあたる体制も整っており、システム導入までの負担も少なくなります。

導入はシンプルかつスピーディーで、すぐに使い始められる手軽さも、多くの学会運営者に評価されています。

実際に触ってみることで、メリット・デメリットが具体的に見えてくるでしょう。

まとめ

学会管理システムは、学会事務局の負担を大幅に軽減し、運営を効率化するための強力なツールです。
会員管理や大会運営に関わる様々な作業をデジタル化・一元化することで、人手不足や時間不足といった課題に対応し、限られたリソースで充実した学会運営を実現できます。

適切なシステムを選び上手に活用すれば、負担やコストを減らし、逆に会員を増やすという理想的な学会運営も夢ではありません。
事務局作業の効率化によって生まれた時間を、学会本来の使命である研究活動支援や会員サービスの充実に充てることができるでしょう。
学会運営に負担を感じているのであれば、この機会に学会管理システムの導入を前向きに検討してみてはいかがでしょうか。