はじめに

学会や学術会議の開催中には、各種のイベントやパーティーなどが催される場合が多々あります。その時に活躍するのが各種の「進行表」です。進行表には次のような要素やポイントを押さえておくと、催しものが滞りなく進められます。
また、運営事務局が事前に準備しておく物品や機材なども時系列でまとめられるので大変便利です。
進行の順番に従って、想定内遅延事項や想定外の不測の事態についてのリスクコントロールも容易になります。具体的には次のような進行表の要件をチェックしてください。
要件の構成は、いわゆる5W1Hを網羅し、さらに2H（How much?：金額や予算、How!：感動やサプライズ）を加えます。”How!” を足すと大会やイベントの参加者の心に残る演出ができます。

I.5W1H

1.When（いつ開催するか）

日時：基調講演とレセプションパーティーの開始時間、終了時間、各プログラムの開始・終了時間を記載します。
タイムスケジュール：詳細なタイムスケジュールを作成し、各担当者と共有します。
準備・リハーサル：事前準備、リハーサルの日時、担当者を記載します。

2.Where（どこで開催するか）

会場：基調講演、レセプションパーティーの会場名、会場レイアウト、控室、受付、クロークなどの場所を記載します。
会場設備：プロジェクター、スクリーン、音響設備、照明設備、インターネット環境などの設備と担当者を記載します。

3.Who（だれが関わるのか）

登壇者：基調講演の講師、パネリスト、司会者、発表者の氏名、所属、連絡先を記載します。
担当者：受付、誘導、音響、照明、映像、警備、救護などの担当者と役割分担、連絡先を記載します。
参加者：参加者の人数、所属、特別な配慮が必要な参加者の情報を把握します。

4.What（なにをするのか）

プログラム：基調講演のテーマ、講演内容、質疑応答、レセプションパーティーのプログラム内容、食事、飲み物、アトラクションなどを記載します。
配布資料：講演資料、プログラム、アンケート、名札、お土産などの配布資料と配布方法、配布担当者を記載します。
備品：受付備品、音響・映像機器、照明器具、装飾品、景品、救護用品などの備品リストと担当者を記載します。

5.Why（なぜ開催するのか）

目的：基調講演、レセプションパーティーの目的、テーマ、期待される効果を明確にします。
参加者のニーズ：参加者の興味、関心、期待を把握し、プログラムに反映させます。
学会のPR：学会の特色、強み、今後の展望をPRする機会にします。

6.How（どのように実行するのか）

進行方法：基調講演、レセプションパーティーの進行方法、演出、BGM、照明効果などを具体的に計画します。
情報共有：関係者間の情報共有方法、連絡手段、緊急連絡体制を確立します。LINEのグループ機能などを活用するのも有効な方法です。
トラブル対応：想定されるトラブルと対応策、担当者を記載します。特に、天候や震災などの大規模災害を「想定外」にしないことが大切です。

II.2Hで深掘りする成功の秘訣

7.How much?（いくらで実施するか）

予算：基調講演、レセプションパーティーの予算、費目、担当者を記載します。
費用対効果：費用対効果を意識し、予算内で最大限の効果が得られるように計画します。
協賛者（スポンサー）：協賛者の有無、協賛者への配慮、協賛者のPR方法を記載します。

8.How!（感動を共有する方法）

サプライズの演出：参加者の記憶に残るようなサプライズの演出、感動的な演出を計画します。
参加者との交流：参加者同士、登壇者との交流を促進するような企画を計画します。
おもてなし：参加者へのおもてなしの心を大切にし、快適に過ごせる空間を提供します。

進行表作成スケジュールの目安

これらの要件を網羅した進行表を作成し、関係者間で共有することで、基調講演とレセプションパーティーを成功に導くことができます。 参考として「基調講演の進行表」と「レセプションパーティーの進行表」もご活用ください。
進行表を作成する時に、「空白の10分間」を確保（柔軟性担保）することです。ギリギリの進行表は破綻します。
会場との関係でも予定の30分くらい前には、全ての進行が終了するように段取りができれば精神的に余裕もでき、スタッフや関係者にも迷惑をかけずにすみます。
進行表作成スケジュールの目安としては、次のような流れが出来るとスムーズに進みます。

1. 原案作成：本番3ヶ月前
2. 関係者調整：2ヶ月前
3. 大会実行委員会承認：1ヶ月前
4. 最終版確定：2週間前

すぐに使える！テンプレートダウンロード

レセプション

イベントやセミナー開催時に使える「レセプション案内文」のテンプレートです。
日時・会場・ドレスコードなど、必要な要素をあらかじめ含んでいるので、文面を差し替えるだけですぐに使えます。

すぐに使える！レセプション案内文テンプレート
日時や会場情報などがあらかじめ含まれており、文面を差し替えるだけで簡単に完成します。

基調講演

開催概要・ライブ配信のご案内・諸注意などを記載する基本フォーマットで、開催案内文としてそのまま活用できます。

開催案内に便利な基本フォーマット
開催概要やライブ配信情報、注意事項などを網羅したテンプレートで、そのまま使えます。

進行表

レセプションや基調講演当日の流れを整理するため、時間ごとのスケジュール、担当者、使用機材などを記入できる実用的なフォーマットです。

当日の運営に役立つスケジュール管理フォーマット
時間ごとの進行や担当者、使用機材まで整理できる実用的なテンプレートです。

まとめ

基調講演やレセプションパーティーを成功に導くためには、「5W1H＋2H」の視点で情報を整理し、準備・進行を計画的に進めることが大切です。
イベントの目的や参加者のニーズを明確にし、的確な進行表や案内文を用意することで、円滑で印象深いイベント運営が可能になります。
本記事では、進行表作成のポイントや具体的なスケジュール例とともに、すぐに使える「テンプレート」もご用意しました。
ぜひ、下記のテンプレートを活用して、イベントの準備・運営にお役立てください。