コロナの流行によりリアルのみでの学会運営が難しくなっている昨今。そんな中で、オンラインやリアル会場＋オンラインでの学会開催の需要が大きくなっています。このリアル会場＋オンラインでの学会はハイブリッド学会と呼ばれ、コロナ禍の新しい学会として注目されています。

今回はハイブリッド学会を行う上で必要なハイブリッド会場の選び方についてご紹介していきますので参考にしてみてください。

ハイブリッド学会がおすすめの人

ハイブリッド学会をおすすめしたい人は、

1. コロナ感染に不安があり大人数で集まることにまだまだ抵抗がある人
2. オンライン参加だけでは、他の学会参加者とのコミュニケーションが取れないと考えている人
3. コロナ禍でも大勢の集まる学会を開催したい運営側の人

です。

ハイブリッド学会では、リアル開催とオンライン開催を同時に行うことができ、どんな状況でもやはり実際の会場に足を運んで1対1のオフィシャルでない意見交換をしたい人とコロナなどの感染が不安という人や時間や場所の制約があって現地に行けない人の両方の学会参加を実現することができます。

また、大人数の学会運営になる場合オンラインとリアル開催に分けることによりリアル開催の人数を減らすことができ、感染のリスクが高くなるような大人数での学会に抵抗がある人でも安心して参加することができるでしょう。直接の交流に抵抗があってもオンライン参加ができるためハイブリッド開催は、大人数で集まることに抵抗がある人におすすめしたい開催方法です。

さらには、実際に会場に足を運び他の研究者や専門家とのオフィシャルでない意見交換や交流が必要と考えている人もハイブリッド学会ならばオンライン開催のみの学会とは違って可能となるのでおすすめです。

学会運営側も、大人数での学会運営を行いたいけどコロナの状況もあってクラスターが出てしまうリスクを考えるとなかなか難しいという側面があるでしょう。ハイブリッド学会なら、オンライン開催とリアル開催で人数を分散させることができるため感染リスクも抑えられるのでおすすめです。

ハイブリッド会場の選び方のポイント

ハイブリッド学会がコロナ禍ではかなりおすすめということがここまでで分かったと思います。ここからは、ハイブリッド学会を行うために重要なハイブリッド会場の選び方を4つご紹介していきますのでぜひ参考にしてみてください。

安定したインターネット環境

ハイブリッド学会を開催するためには、高速かつ安定したインターネット環境が必要です。不安定なインターネット環境だと配信を受け取る側の映像にラグが生まれたり、映像の乱れや停止が起こってしまい学会どころではなくなってきます。

ハイブリッド会場を選ぶ時には、インターネット環境についてしっかりと確認しておくようにしましょう。

ハイブリッド学会に必要な機器が揃っているか

リアルの学会開催とオンライン学会の開催2つに必要な機材が会場に揃っているかもハイブリッド会場を選ぶ時には重要です。

マイクやプロジェクター、スクリーンやカメラなど映像機器や音響機器があるのかを利用したい会場に確認するようにしましょう。

スタッフによるサポート

学会運営側の負担も高く、リアル開催だけの学会よりも複雑な開催となるハイブリッド学会。トラブルなく学会開催を成功させるには、会場のスタッフやハイブリッド学会開催サービスを提供している企業スタッフのサポートが不可欠です。

経験豊富な動画配信スタッフと会場のコーディネーターが用意できるか確認することも重要なポイントでしょう。

会場の大きさ・デザイン等の確認

従来の全員参加方の学会よりもリアル参加の人数を抑えられるとはいえ、会場の広さがソーシャルディスタンスを確保できないレベルでは意味がありません。

また、会場外の騒音の状況確認や空調音の確認も映像配信を快適にするため必要な要素になります。

ハイブリッド学会のよくある悩み

ここからは、ハイブリッド学会を運営する中で多い悩みをご紹介していきます。

運営側の負担が大きくなる

リアル開催ならば、会場を借りて受付を配置して最低限度のマイクやスクリーンがあれば問題なく学会を開催することができるでしょう。

しかし、オンラインもプラスするとなるとそうはいきません。配信機器の設定や当日に行う参加者の出席確認、オンライン上の学会費集金などやることは当然のこと増えてきます。

実際にハイブリッド学会の開催に対して学会運営側が悩みを抱えていることは少なくありません。そういった悩みを解消してくれるのは、ハイブリッド学会をサポートしてくれるサービスを利用することにあります。

ハイブリッド学会運営システムを利用すれば、学会運営側の負担もかなり少なくなるのでおすすめです。

コストがかかる

ハイブリッド学会は、ハイブリッド学会運営システムを利用するとコストがかなりかかります。しかし、少人数の開催なら無料だったり予算に合わせたサービスを展開している場合もあるので是非1度相談してみてください。