学会に参加、運営している人はハイブリッド学会という言葉を耳にしたことがあるのではないでしょうか。コロナが流行したということもあり、ハイブリッド学会という学会のスタイルは注目を集めています。この記事では、そんなハイブリッド学会についてご紹介していきます。

ハイブリッド学会とは

従来の学会は、実際の会場に足を運んで参加するものがほとんどです。一方ハイブリッド学会とは、従来の学会にインターネットを通じてWEB上で参加する人をプラスしたコロナ禍の新しい学会と言えます。

わかりやすく言うと、

1. リアルの会場で学会に参加している人がいる
2. WEB上のオンラインで参加している人もいる

という状況がハイブリッド学会です。

また各企業が行っているハイブリッド学会運営サービスでは、リアル会場での感染対策も考えられており受付で人と人との接触をなるべく防ぐためにQRコードを利用したり完全に受付を無人で行うシステムを提供したりしています。

また、ZoomやTeamsなどを使って行うリアルタイム配信はもちろんハイブリッド学会ではYouTubeなどを利用したオンデマンド配信もできるので、当日参加できなかった人でも後から視聴するということも可能です。

ハイブリッド学会が始まった背景

コロナ以前の学会は、実際の会場に足を運んで大勢が集まるスタイルがスタンダードでした。しかしコロナウイルスが蔓延してからは、大人数で集まるスタイルは敬遠されオンラインでの学会にシフトチェンジしていくことになります。

Zoomなどを利用したオンライン上の対面は学会だけでなく、ミーティングやセミナー、打ち合わせなど幅広く活用されウィズコロナに舵を切り始めた昨今でも利用されています。

その中で従来での学会参加は、リアルの会場で実際に同じ分野の研究者と会い1対1で意見を交わしたり自分より上の立場の専門家にアドバイスを貰うといったロビー活動的な意味合いもありました。

そのため、オンライン上だけの学会開催だけでなくリアルでの学会参加も行いたいという声もありリアル参加＋オンライン参加というハイブリッド学会が開催されていくことになります。

ハイブリッド学会のメリット

ハイブリッド学会を開催するメリットはかなり大きいです。ここではハイブリッド学会の持つメリットをご紹介しています。

当日会場に行けなくなっても参加できる

ハイブリッド学会ならリアル会場だけでなく、ウェブ上での学会参加も可能なため場所や時間の制約がありません。

それこそ、学会参加者がコロナにかかってしまったり濃厚接触者になってしまったとしてもハイブリッド学会であればウェブ上での参加に切り替えて参加することが可能です。

また、まだまだ海外からの学会参加はハードルが高い部分もありますがハイブリッド学会の場合そういった海外に住む人でも参加することが可能なことはもちろん自宅から学会発表をすることもできます。

3密を避けることができる

ハイブリッド学会のメリット2つ目は、コロナ対策の一環でもある3密を避けることができるということです。ウェブ上での参加の人はもちろん他の参加者と接触することはありませんし、リアルの会場に足を運ぶ人も今までのリアル参加人数より少ないので感染確率が下がります。

受付も混雑する可能性は低く、QRコードなどのシステムを使えば決済や出席確認も無人で行うことが可能です。

当日発表されたものがいつでも閲覧可能

学会で発表された論文や当日の発表動画、ポスター発表の掲示物などをウェブ上にアップできるので参加者がいつでも閲覧することができます。

自分の研究をまとめる際に、参考文献として利用したり当日の動画をもう一度見直したいという時にかなり便利です。

ハイブリッド学会のデメリット

ハイブリッド学会を開催することは、大きなメリットがたくさんあります。しかし、その反面デメリットもありますのでご紹介していきます。

運営側の負担増加

オンラインの参加者とリアルの参加者を管理しなくてはならないため、学会運営側の負担が多くなってしまうのがデメリットです。

また、学会参加者側もオンライン参加に慣れていない場合があります。そうなると、運営側が問い合わせに対応をしなくてはならないため人員が少ないと対応が遅れてしまう可能性があり学会参加者との思わぬトラブルに発展してしまうこともあります。

映像システムの不具合

学会のハイブリッド開催には、映像機器のトラブルやシステムの不具合により学会運営がうまく行かないリスクもついて回るでしょう。

リアル参加をせず、ウェブ上から学会発表をしている人がいれば映像システムの不具合が起きた場合リアル参加の人にも影響があります。

しかし、このような場合でもしっかりとしたハイブリッド学会運営システムを利用すればデメリットに対して迅速に対処してくれるので安心してハイブリッド学会を利用してみましょう。

まとめ

今後も学会は、ハイブリッド学会の需要が増えていくと考えられます。メリットとデメリットをしっかり理解し、上手に利用していくようにしましょう。