コロナ以前と以後では学会や会議の様相が全く変わってきました。コロナ以前は、リアル会場での開催がほとんどでしたが以後ではオンラインが主流となっています。そして、最近ではコロナへの考え方も変わってきてだんだんとリアル開催も戻りつつあります。そんな中で、主流となってきたオンライン開催と戻りつつあるリアル開催を組み合わせたハイブリッド会議というものが登場してきました。この記事ではそんなハイブリッド会議のメリットをご紹介していきます。

ハイブリッド会議とは

ハイブリッド会議とは、リアルでの開催とオンラインでの開催を同時に行う会議方法です。幸か不幸かコロナ禍によりオンライン会議が一般的となったため会議の際に遠方からでも参加でき、時間も場所も選ばないスタイルの会議が行えるようになりました。しかし、オンライン会議が一般的になりだんだんと課題も見えてくるようになります。

オンライン会議では、オフィシャルでない1対1のコミュニケーションや個人的な質問などあまり全員に聞かれたくないようなことを聞けないといった弊害も出てきました。

そんな課題を解決する開催方法がハイブリッド会議です。リアル開催とオンライン開催の良いところをそれぞれ持っているハイブリッド会議は、リアル参加とオンライン参加両方の満足度を高める開催方法と言えるでしょう。

ハイブリッド会議のメリット

ハイブリッド会議のメリットは下記の4つです。

・密を避けられる

・当日リアル会場に行けなくなっても参加できる

・リアルで参加したい人とオンラインがいい人の共存が可能

・オンラインに弱い人がいても大丈夫

詳しく解説していきます。

密を避けられる

ハイブリッド会議なら、リアル開催のみよりもリアル会場に来る人を減らせるので3密を避けられます。それでも人が集まるところはまだ怖いという人でも、オンラインでの参加ができるためコロナを理由に会議に参加することを諦めなくてもよいというのがメリットと言えるでしょう。

当日リアル会場に行けなくなっても参加できる

これはかなり大きなメリットと言えます。万が一学会の発表者や会議でプレゼンをする人が、コロナの濃厚接触者になってしまい当日参加できなくなってしまったとしても本人をオンライン参加に切り替えれば問題なく学会や会議を運営することができます。

プログラム内容を大きく変えなくてもいいというのは、学会や会議の運営側としてはかなりありがたいのではないでしょうか。

リアルで参加したい人とオンラインがいい人の共存が可能

学会や会議に参加したいけどリアルはまだ嫌だ、オンラインじゃ空気感が伝わってこないから嫌だという人たちがいたとしても問題なく開催できるのがハイブリッド会議のいいところです。

文句を言う人がいたとしても好きな方で参加してください、という一言で丸く収まるでしょう。

オンラインに弱い人がいても大丈夫

オンラインが苦手という人がいてもハイブリッド会議なら大丈夫です。リアル会場に来ればオンラインに不安があっても問題はありません。

ハイブリッド会議のデメリット

ハイブリッド会議には、デメリットもあります。ここではそんなデメリットも理解して欲しいのでご紹介していきます。

運営側の負担が増加する

オンラインとリアル開催のどちらも対応しなければならないため運営側の負担は増加します。配信設備の準備からリアル会場の受付、配信システムの運用、会場の進行など仕事が増えるため慣れるまではかなり大変でしょう。

トラブル回避を考えなければならない

映像配信には、トラブルがつきものです。映像の乱れや音声が届かないなど会議運営が止まってしまうような事態には迅速に対応しなくてはなりません。配信に詳しいスタッフの配置やトラブルシューティングを決めておくなどトラブル回避の方法をしっかりと用意しておくようにしましょう。

ハイブリッド会議運営のコツ

ここからは会議運営のコツをご紹介していきます。

配信体制を整える

よくあるトラブルとして、

・オンライン側では音声が聞きづらい

・撮影角度が悪い

・ネットワークが不安定で映像が乱れる

・リアル会場の方でハウリングしてしまう

ということがあります。

スムーズな配信を行うために、オンラインとリアル配信のリハーサルをしっかりと行い、会場内の配信設備を整え、詳しいスタッフの手配、リスクヘッジとしての配信当日録画などを実践しましょう。

感染症対策

リアル会場に来る人が少なくなるとはいっても、しっかりとした感染対策が必要です。参加者が安心して活動を行うために、徹底した感染対策を行いクラスターを出さないようにしましょう。

交流の活性化

どうしてもオンライン側の参加者へは一方向になりがちです。オンラインでも会議の一体感が出るように掲示板などで質問ができるようなスタイルにするなど工夫が必要となります。