学会の運営方法も多様化してきて、ハイブリッド学会開催が注目されています。この記事では、ハイブリッド学会の費用やその他学会の開催費用などを深掘りしていきたいと思います。

ハイブリッド学会とは

ハイブリッド学会とは、オンラインとリアル開催のいいとこ取りをした学会の開催方法です。近年では、このハイブリッド学会が広まりつつあり、実際の学会でも採用をしているところが増えてきました。

ハイブリッド学会では、参加者がオンラインでの参加かリアル会場での参加かを選択することになります。参加時の状況によって忙しくて現地に足を運べないという状況なのであればオンラインでの参加ができますし、他の研究者や専門家との交流が目的なのであれば現地参加を選択することができます。

また、遠方からの参加も可能であり海外からオンラインで参加するという方法や学会運営側であれば海外の研究者をわざわざ日本に招待しなくてもオンラインで学会発表を行ってもらうことが可能です。

しかし参加者にとってはメリットが多いハイブリッド学会ですが、オンラインもリアル開催も管理しなくてはならないため学会運営側は負担が大きくなってしまうこともあります。なるべく負担を軽減するためには、ハイブリッド学会運営をサポートしてくれるサービスを利用するようにしましょう。

ハイブリッド学会の費用は

ハイブリッド学会を開催するには平均的に見ると150万円の費用がかかります。大規模なものになれば、更に費用がかさんでいくでしょう。しかし、選ぶサービスによってはもっと安価に満足度の高いハイブリッド学会を運営することができます。学会開催システムアワードは、300人以下の中小規模の学会運営であれば30万円のパッケージ価格でハイブリッド学会を運営することができます。

参加者50人以下であれば無料で利用することができるためおすすめです。

下記の表はハイブリッド学会を提供している企業とアワードの料金を比べた表ですので参考にしてみてください。

※会場費別（何日も貸し切りで会場を抑える場合大規模なものだと1000万円単位、少なくとも数百万円からは会場費が必要）

その他学会の費用

ハイブリッド学会の費用感は大体分かったかと思います。では、オンライン開催のみとリアル会場での開催はどのくらいの費用が掛かるのでしょうか。下記でそれぞれ解説していきます。

【オンラインのみ】

オンラインのみなら比較的安価でサービスを利用することができますし、大規模な会場を借りなくても済むため費用を抑えることができるでしょう。

【リアル開催のみ】

※会場費別（何日も貸し切りで会場を抑える場合大規模なものだと1000万円単位、少なくとも数百万円からは会場費が必要）

オンライン開催・リアル開催・ハイブリット開催を比べると

項目	リアル開催	オンライン開催	ハイブリッド開催
開催コスト	会場費や人件費などの金額がかなり大きい	会場費がいらないため比較的安価で開催可能	会場費＋オンライン開催費がかかる
参加費	参加費は従来通り	開催コストが下がるため削減した学会も	従来通りか+α
参加費以外の金銭的負担	開催場所によっては泊りがけとなるため負担は大きい	移動や宿泊の必要が無いため負担は少ない	オンラインかリアル参加かを選べるため負担は本人次第
参加者の時間的負担	現地に行かなくてはならないため、まるまる数日学会参加に要することも	どこからでも参加できるため時間的負担は少ない	オンラインかリアル参加かを選べるため負担は本人次第
プレゼンの質	座る場所によっては聞きづらく見づらい事も	スライドは画面共有で見やすいが通信状況によってはトラブルが発生することも	オンラインかリアル参加かを選べるため本人次第
ディスカッションの質	発表者と聴講者が同じ空間にいるため活発になりやすい	チャットなどで質問は出来るが基本的に議論は低調になりやすい	会場の活発なディスカッションに促されてチャットでも質問が活発になることも
コミュニケーション	研究者同士や専門家との新たな関係が作れる	セッション後の名刺交換や議論は困難   新たな出会いは難しい	興味の強いテーマの時に現地参加をし、関心の高くないテーマの時はオンラインにすることでメリットの大きい交流が可能

今後の学会が進む方向

今後学会は、さらにハイブリッド開催やオンラインでの開催が求められていくでしょう。そのためオンライン上でのコミュニケーション方法や耳が聞こえない人のためにバリアフリー化をしていく必要があります。

学会の特性に合ったサポートサービスを利用し、負担の少ない学会運営を実現することが今後学会を運営していくために必要だと言えるでしょう。