学会発表をしたり、発表者に対して質問したりする場である学会ですがあくまでもアクションを起こさず聞きに行くだけという方法の参加をしたいという人もいると思います。この記事ではそんな学会の内容を聴講するのみでも良いのかについて解説していきます。

学会に参加すると様々な人と交流したり名刺を交換したりする場面があるかと思います。その後に繋げるためにも、学会終了後は早めに連絡を取るべきです。この記事では、そんな学会参加後のメールについて解説していきます。

お礼はいつまでにするべきか

学会参加側の人は、学会などで出会った人や名刺を交換した人に対して基本的に学会開催当日の夕方から翌日にかけてお礼を行うのが良いでしょう。

また、学会では招待講演を依頼する場合があります。この時、学会運営側の人は招待講演で登壇して頂いた先生に対してお礼の連絡をする必要があります。

このような場合でも基本的には学会開催当日の夕方から翌日にかけてお礼の連絡をすると良いでしょう。

メールのみのお礼では不十分？

招待講演などで有名な先生などにお越しいただいた場合、メールのみではなんだか素っ気なく失礼に当たるのではないかと心配な人もいるかと思います。

結論から言うとメールのみのお礼であっても失礼には当たりません。

近年では、よりスピーディーに感謝の気持ちが伝えられるメールを使うのが主流となっています。

講師の先生との事前やりとりもメールで行われることがほとんどなので、メールのみでお礼を行ったとしても決して失礼な行為ではありません。

もちろん手紙を送ることでより丁寧にお礼を伝えることができるので、余裕があるのであれば書面でのお礼状を送るのも良いでしょう。

学会の参加者同士の交流であった場合は、基本的にメールでのお礼に留めても問題はないでしょう。

メールのポイント

メールでのお礼をするにあたってポイントとなるのは下記の4点です。

・件名は分かりやすく簡潔にする

・取り急ぎなどとりあえずみたいなニュアンスの言葉は使わない

・具体的な感想を述べる(招待講演や発表者に対しての場合)

・今後に繋がっていくような形で締めくくる

ビジネスメールの場合は、取り急ぎお礼までと締めくくる場合があります。この場合、急ぎでお礼するなんて失礼だと取られる事もあり相手の気分を害してしまうことがあります。

そのため、取り急ぎは使わないようにしましょう。

相手が多忙な場合もあるので文章の分量的には、1から2分程度(500文字)くらいで読めるようにします。

内容的には、自分が感じたことや得られた知見を具体的かつ簡潔に書くと良いでしょう。

お礼のメールに入れる内容

お礼のメールに入れる内容はどのようなものでしょう。

ここからは、お礼のメールに入れるべき内容について解説していきます。

件名

メールでお礼をする場合、『◯◯学会ご登壇のお礼』や『◯◯学会の懇親会ではお世話になりました』などといった一読するだけで内容がお礼のメールだとわかるようにしてください。

相手の名前

一般的なビジネスメールと一緒で相手の所属団体、役職、名前を記入します。

時候のあいさつ

『平素よりお世話になっております』や『秋が深まり、夜の寒さが強まってまいりました』などを文章の冒頭に付けるのがマナーです。

登壇のお礼や交流のお礼

まずは、どの学会だったのかを明確にするために『第◯回◯◯学会では大変お世話になりました』といった形で文章を書き始めると良いでしょう。

その後、具体的に自分の感想を交えてお話しした時に勉強になったことなどを書きお礼を申し上げます。

学会運営側が登壇してくれた先生に対してお礼をする場合には、講演内容を述べて具体的にどのように感じたかなどを添えてお礼を述べるとより丁寧です。

末文

ここでは、今後に繋がるような文章で締めくくると良いでしょう。

無難なのは、『今後ともご指導ご鞭撻のほど宜しくお願い申し上げます』といった形です。

メールの具体例

ここからは、具体例として学会にて交流させて頂いた先生に送るメールのパターンと招待講演をして頂いた先生に対するメールの2パターンを具体的に紹介していきます。

交流のお礼

招待講演のお礼

まとめ

感謝を伝えるということは、次に繋がる重要なことです。メールであっても、手紙であっても気持ちが大切です。学会後は、いち早く相手に連絡して感謝を伝えるようにしましょう。

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