学会の運営は、慣れないことも多く時間がかかる大変な業務だと感じている人も少なくないでしょう。

この記事では、そんな学会運営における活動内容やなぜ大変なのかについて解説していきます。

学会運営の仕事とは

学会運営の仕事は、学会活動を円滑に進めるための様々な業務を担当する重要な仕事です。

そんな学会運営の仕事の種類は下記のとおりです。

会員管理

学会の会員情報を管理し、新規会員の登録や会員情報の更新、退会手続きなどを行います。

会費管理

会員からの会費の収集や管理を行い、会費に関する問い合わせに対応します。

会計業務

学会の収支を管理し、予算の作成や経費の精算、決算業務を行います。

受付業務

学会関連の問い合わせや参加申込の受付、書類の提出などを行います。

記録・印刷業務

学会誌やプログラム、ポスターなどの印刷物の制作や配布、論文の受付、電子ジャーナルへの投稿管理などを行います。

大会の企画運営

学術大会の企画や運営を担当し、会場の選定や手配、プログラムの作成、参加者への案内などを行います。

ウェブサイト管理

学会のウェブサイトの制作や更新、オンライン登録システムの管理などを行います。

その他

各種委員会の運営管理、イベントの企画や運営、学会活動に関する広報活動なども担当することがあります。

以上の通り、学会運営は様々な業務をとりおこなっているため負担が大きくなる傾向にあるでしょう。

時系列で見た学会運営の仕事

学会運営の仕事は、1年以上前から準備して行うものもあります。

ここからは、時系列で見た学会運営の仕事を紹介していきます。

委員会の立ち上げ・会場の決定（2年～1年半前）

最初に行うべきことは、実行委員会を設立し、事務局を配置することです。

実行委員長を中心に、会計、展示、広報、印刷などの担当者を決定し、開催日程と会場を決定します。

公式ホームページ開設・告知の開始（1年前）

公式ホームページを開設し、印刷物の作成を開始、関連機関などへの告知を開始します。

協賛や広告募集のために趣意書を作成し、公式ホームページなどを活用してPR活動をすることも必要でしょう。

エントリー受付開始（6カ月前）

参加者受付と演題募集を開始し、開催会場を下見、会場の使用計画を立てます。

必要な備品や設備を確認し、手配を行うことが必要です。

プログラム作成・発送（3カ月前）

学会の日程や行事、会場案内などを記載したプログラムを作成し、関連機関や参加者に配布します。

来賓や協賛企業の担当者には、抄録集や参加証なども送付する必要があるでしょう。

運営マニュアル作成（1カ月前）

運営マニュアルを作成し、関係者と共有します。

必要な備品や消耗品をリストアップし、チェックリストを作成します。

学会運営（当日）

当日は、各担当者と事前ミーティングを行い、参加者や来賓の対応の確認が必要です。

トラブルに備えてスタッフ間での情報共有を行います。

学会終了後は撤収作業も行います。

収支決算書の作成（終了後）

学会終了後は、収支決算書を作成し必要な報告書を提出することが必要です。

寄付金や支出の清算処理を行い、実行委員会の反省会を開催して次回への引継ぎを行います。

学会運営はなぜ大変？

学会運営が大変な理由はいくつかあります。

まず1つ目の理由としては、学会運営は通常の研究業務とは異なる業務に対応しなければならないという点があげられるでしょう。

これには会員管理や会計業務、大会の企画運営などが含まれます。

これらの業務は専門外の知識や経験が必要であり、学術研究に専念する時間が削られることがあります。

さらに、大変な理由の2つ目としては学会開催までの期間が限られているため、多くの準備作業や手続きを短期間で完了させる必要があるという点です。

そのため、その準備や手続きに時間と労力を割かなければならないことが多く、研究時間の侵食が起こりやすくなります。

大変な点の3つ目学会運営には専門的なノウハウや経験が必要という点があります。

これらを持っていない場合は大きなトラブルや、急に対応しなくてはならないこと、初めてのことなどだとやり方がわからず時間がかなり多く取られてしまうでしょう。

学会運営の負担を減らすには

学会運営の負担を減らすには、学会運営代行サービスを利用するのがおすすめです。

個人情報の登録や変更、入会退会の処理等会員管理、会費管理、会計業務、ウェブサイトの運営、会場の予約、印刷物の作成、学会の開催サポートなど多岐にわたる業務を委託することができます。

学会運営は、煩雑で時間のかかる業務も多いためこのような学会運営代行サービスを利用して負担を減らすようにするとよいでしょう。

まとめ

学会運営の仕事内容は多岐にわたります。

大変な部分は多いと思いますが、委託できる部分は委託していき負担を減らしていくことも検討してみてはいかがでしょう。

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