学会に出席するにあたりかかるお金は様々あります。この記事では、学会出席に必要なお金で経費として計上できるものをいくつかご紹介していきます。

そもそも経費とは

経費には、

1. 物事を行う際に必要な費用
2. 国または地方自治体などが活動を行うために必要な財政支出
3. 製造原価のうち、材料費と労務費を除いたすべての費用

という3つの意味があります。

経費処理において、経費の計上は必要不可欠です。主に経費として考えられるものは、下記の13項目です。

1. 人件費
2. 交際費
3. 消耗品
4. 研究開発費
5. 旅費交通費
6. 通信費
7. 新聞図書費
8. 修繕費
9. 租税公課
10. 法定福利費
11. 水道光熱費
12. 外注工賃
13. 支払手数料

私生活に必要な日用品の購入費や趣味で使うもの、友人や家族で食事に使ったお金などは経費に計上できないことが多いです。芸能人や有名人が自分で使うための高い時計などを購入して経費計上し、脱税を指摘されて大問題になってしまっている例もあるので経費計上してもいいものと経費計上できないものをしっかりと理解するようにしましょう。

学会の会費は経費になりうるのか

給与所得者ではないフリーランスの場合は学会費や学会参加費、それに付随する旅費などが控除対象になりえます。また、給与所得者でも参加する学会で講演をすることにより収入を得ている場合や学会参加が原稿執筆の必要経費になる場合は経費の対象になります。

学会の年会費の勘定科目

フリーランスの方は、学会費を経費として計上することができます。学会の費用を経費として計上する場合は、諸会費として記載してください。他にも、学会の参加に伴う交通費などの費用は旅費交通費として処理しましょう。泊りで行かなければならない場合の宿泊費もこの旅費交通費で処理してください。

また、フリーランスは確定申告を行わなくてはなりません。この確定申告時に経費を計上し1年間の総収入から経費と控除を差し引いて、一定の税率を掛けることで国に納める税金額が算出されます。確定申告を行う上で、経費計上は損をしないための重要な作業になるため正確に行うようにしましょう。

非課税とされる旅費と学会費の範囲

学会への出張費や学会費はフリーランスとして直接の必要経費として認められているので経費計上をすることができます。しかし、せっかく学会が北海道で行われるからついでに観光もしたいという理由で学会会場以外の場所へ行ったりする場合、その移動費や観光費用は経費に計上することができないことが多いです。

また、家族同伴で学会会場まで行く場合は学会参加者以外の家族分の旅費は経費計上できないことが多いでしょう。どうしても家族と旅行をするプランと学会参加のプランを一緒にしたい場合は学会費用の領収書と観光費用をしっかりと分けておくようにしましょう。

非課税とならない旅費と学会費の範囲

経費として計上できるかどうかの判断は、費用として認められている学会などの業務と深く関連しているかが大きなポイントになります。経費として計上できるかできないかの線引きの具体的な例は次の通りです。

「学会費は直接費用の経費として認められていたが、学生の頃に所属していた大学の研究室の仲間同士の同窓会費は直接業務に関係しないという理由で認められなかった」

非課税の範囲の線引きや非課税の限度額が明確に法律で定義されているわけではなく、グレーゾーンになっています。過去の判例で参考になるものもないので、所得税法第九条一項四号の「給与所得者が勤務場所を離れてその職務を遂行するために旅行し、その旅行に必要な支出に充てる為に支給される金品で、その旅行について通常必要であると認められるもの」ということを覚えておくとよいでしょう。

学会費の経費計上で考えられるトラブル

通常の旅費と比べて明らかに高額な旅費の計上は、税務調査で指摘される可能性があります。ただし、金額の上限が明確に決められているわけではないので高額になってしまった理由をしっかり証明できる書類を揃えておくようにしましょう。

また、医療法人などの組織で学会に参加する役員がいるとします。この役員に費用を支給する場合、出張旅費以外の業務に必要な費用は出張旅費としては役員に支払われません。役員に対する給与等として課税されます。この場合、業務のために使用した照明があれば課税されません。

まとめ

学会費用の経費計上にはルールが存在し、確定申告時に誤った経費計上をしてしまうと後から余分なお金を納めなければならないこともあります。

心配なことや分からないことがある場合、自らの判断に任せるのではなくしっかりと税理士さんなどに相談するようにしましょう。