学術大会運営　失敗しないパートナー選定ステップガイド　2/4(全4回)〜「総合システム」型パートナー〜

2023.06.11

2025.01.17

学会の大会成功に向けた、支援パートナーは大別して4つ（「総合システム」型、「システム提供+人的支援」型、「個別ツール」型、「学会事務局支援」型）があります。その中で、学術大会の規模に柔軟に対応できる万能なのが「総合システム」型です。ここでは、多くの学会が選択肢に入れる「総合システム」型パートナーの特徴とアドバンテージを詳しくみていくことにします。

1.学会開催支援「総合システム」パートナーとは

クラウドやWebシステムによって、学会開催を支援するものです。
総合システムの提供は、学会の申し込みや会員管理などの個別システムごとの提供ではなく、学会開催に必要な業務用システムをトータルで提供するパターンです。
「総合システム」の機能（メニュー）の主なものは次の通りです。

(1)学会参加者登録管理（決済管理）
(2)抄録・論文データ収集管理
(3)学会発表プログラム編成・調整
(4)抄録集・論文集作成機能
(5)オンラインセッション（Web会議）開催機能
(6)スポンサー広告募集・編集機能
(7)学会当日受付機能
(8)タイムライン・進捗管理機能
(9)参加者アンケート収集・分析機能
(10)予算・実績管理機能（決算機能）

2.「総合システム」ソリューションの特徴

「総合システム」提供のパートナーの特徴はECサイト構築やホームページのビルダー、システム開発会社が母体となっていることが多いことです。
そのため、技術力があり最新テクノロジーに対応していると言う、大きなアドバンテージがあります。
JIS（日本産業規格：Japanese Industrial Standards）やISO（国際標準化機構：International Organization for Standardization）の各種規格や認証を得ており国際的信頼度も高いことがあげられます。
また、コロナ禍でオンラインによる学会大会開催も急激に増加しました。ZoomやMicrosoft Teamsなどの既存のWeb会議システムを取り入れる学会も多く、使い慣れたツールとの親和性も大切な課題となっています。
中小規模の学会事務局の抱える問題には次の3つがあります。

(1)人的リソース
(2)時間的リソース
(3)財政的リソース

これらの問題を解決するためには、システム提供によるソリューションが必要です。
このソリューション提供を、技術力・開発力で進めるのが「総合システム」提供のパートナーです。
まず、人的リソースに対応するソリューションは、誰でも運用ができるシステムであることです。少人数の事務局スタッフでも大会の準備・運営ができる必要があります。
無償でトライアルが可能で、自学会で活用できるものかどうかの判断ができれば理想的です。
次に、時間的リソースに対応するソリューションです。学会準備の過程で「ムリ・ムラ・ムダ」を発生させないシステムになっているかどうかです。効率的に進捗管理が可能で、タスクの遅延が可視化できればさらに便利です。
さいごに、財政的リソースに対応するソリューションがあるかどうかです。
学会大会や学術会議の準備・運営には、どうしてもコストがかかってしまいます。システムの導入によってTCO（Total Cost of Ownership）が削減できるかどうかは大きな鍵です。システムを導入する際に必要となる、ハードウェアやアプリケーションの購入費用、維持管理にかかる費用の総額で、費用対効果が満足のいくものになるかどうかです。
企業スポンサーの募集など、財政にプラスできる仕組みを提供していれば支出を抑えられます。
「総合システム」提供のパートナーに求められるのは、これらのソリューションをそなえている企業や団体です。

3.「総合システム」提供主要パートナー

国内には「総合システム」提供の主要パートナーが7社ほどあります。
ここでは、標準的な機能を有したシステムを持っている、いくつかの企業を紹介します。
企業名と提供ソリューションの製品名です。

3.1.学術大会開催システム「アワード」

「アワード」は学会のオンライン開催に対応した、学会の大会ハイブリッド開催システムです。
無料トライアルで実際のシステムを利用できるのが大きな魅力です。参加者50名まで無料で利用でき、アカウント作成後、即日利用できるのも学会開催準備を飛躍的に効率化できます。
4つの特徴があります。
(1)リアルとオンラインのハイブリッド開催対応
(2)パッケージ提供とオンラインでの進行管理でコストカット
(3)QRコード受付機能と当日参加登録機能
(4)簡潔で分かりやすいシステム設計、サポートの充実
また、学会大会運営の底力となる財政面のバックアップソリューションである、企業スポンサーの募集ができる「スポンサーパッケージ版」サービスが存在するのも頼もしいところです。

URL：https://brandconcept.co.jp/project/award_online/
社名：株式会社ブランドコンセプト
所在地：〒186-0004 東京都国立市中2-4-3

おわりに

「総合システム」型のパートナーは、ICTの総合システム開発を手掛ける企業がそのノウハウを活かして学会や学術会議向けにソリューション提供しています。最新技術への対応はAIやIoT（Internet of Things）の活用で、コスト削減と信頼性アップにつながります。
問い合わせについても「アワード」のように、AIチャットボットと担当者への人的対応を、エスカレーションができる製品もあります。
それぞれのシステムで一長一短ある部分は、これ以降に解説します「学会事務局支援」型のパートナーの協力を得て、不足部分を補完・追加する形で、求めるものに近づけるのが賢い方法です。

学術大会・国際会議開催システム「アワード」のご紹介

学会運営における課題を解決し、効率的かつ効果的な運営を実現するために、学術大会・国際会議開催システム「アワード」は以下のニーズにお応えします。

1. 学会の効率化と人手不足の解消

学会運営では、事務局の業務量が膨大で、少人数で対応するのが難しい場合もあります。学術大会・国際会議開催システム「アワード」は、煩雑な運営業務を自動化・効率化することで、人的リソースの負担を軽減します。たとえば、参加登録、プログラム作成、講演者管理などがワンストップで完結します。
2. 学会運営のコスト削減

学会開催には、印刷物や郵送、事務局人件費など多くのコストが発生します。学術大会・国際会議開催システム「アワード」は、クラウドベースでの運営によりこれらのコストを大幅に削減可能。さらに、事務局代行費用を削減しつつ、高品質なサービスを提供します。
3. 決済機能でスムーズな収益管理

学会参加費や年会費のオンライン決済に対応。安全性の高い決済システムを導入しているため、事務局での入金確認の手間が省け、効率的な資金管理が可能です。これにより、参加者にも事務局にもストレスフリーな学会運営を実現します。
4. 学会運営サポートで「大変」を「簡単」に

「学会運営が大変」と感じている学会事務局の方々に向け、運営全般を支援する学会運営サポートをご用意しています。例えば、会場手配、プログラム編成、スポンサー管理など、運営代行サービスもご紹介可能です。
5. 柔軟な管理システムで多様なニーズに対応

学術大会・国際会議開催システム「アワード」は、学会の規模や形式に応じて柔軟にカスタマイズ可能。オンライン学会、ハイブリッド開催にも対応しており、参加者がどこにいても円滑な学会開催をサポートします。
6. 費用対効果の高い学会開催を実現

学会開催費用を抑えつつ、質の高い学会運営を目指す方に最適なソリューションです。クラウド型システムの導入で初期費用を抑え、必要に応じて追加オプションを選択することが可能です。