学会の大会成功に向けた、支援パートナーの「システム+人的支援」型についての解説です。 「総合システム」型のソリューションは、基本機能に多少のカスタマイズが可能なメニュー構成になっているものも多くあります。 ただ、メニューのカスマイズ範囲を超えたものやマンパワーが必要なもの、人的リソースが必要な場合、別途、方法を考えなければなりません。学会開催や運営で人員が足りない時や専門技術が欲しい場合の対応は事務局としては困ってしまいます。

1.学会開催支援「システム＋人的支援」パートナーとは

総合システムの会員管理などでは、新規会員の場合には自分で登録してもらい、会員データを作成すれば済みます。
けれども既存会員で学会名簿にしか掲載されていない会員情報などは、大変ですが手入力に頼らなければならないでしょう。
このようなマニュアル入力が必要で、オペレーターの手配や代行入力も含めて引き受けてくれるのが「システム+人的支援」型です。総合システムや個別システムでは対応できない部分を、総合システムの開発・提供の上にさらに人的リソースで細かくサポートしてくれるパートナーです。ICTシステムと人的支援を1本化して提供している、学会支援パートナーの企業や団体です。

2.「システム＋人的支援」ソリューションの特徴

自社内に制作スタッフを抱え、各種の設備があるのが「システム+支援」型パートナーの特徴の一つです。
印刷物のみの依頼やホームページ制作のみなど、単体のお願いにも対応してくれます。
急な印刷物の制作やポスターセッションのパネルの設置や会場設営の準備も任せられます。
メイン会場への案内板の作成や垂れ幕・横断幕の作成などの各種掲示物、デザイン性が求められたり強度が必要だったりで学生スタッフなどに、任せきれない様な仕事でも依頼が可能です。
事務局が個別の制作会社やデザイン事務所などにお願いする事なく一元化できるのも大きな魅力です。
このように、専門性の求められる人員の必要な仕事も含めて予算や要望に応じて対応してもらえる点に大きな特徴があります。
また、旅行会社の部門として学会開催サービスを提供している会社では、国際会議の受託や宿泊施設、移動手段、学会懇親会などをワンストップ・サービスとして受け付けてくれます。

3.「システム＋支援」提供主要パートナー

3.1.株式会社コームラ

「学会スマート」は小規模・中規模の学会を開催する事務局向けの、学会大会の開催に必要なシステムやサービスを幅広く提供しています。小・中規模学会の大会開催では、準備や運営業務全体を業者へ委託できないことも多くあります。この場合、Web関係、印刷物関係、会場設営関係など、それぞれの業者を個別に選定する必要があります。また、準備期間中に各業者との打ち合わせ、やり取りは煩雑を極めます。これらを一本化するサービスを提供しています。

URL：https://k-gakkai.com/

社名：株式会社コームラ
所在地：〒501-2517　岐阜県岐阜市三輪ぷりんとぴあ3

3.2.近畿日本ツーリスト株式会社

近畿日本ツーリストは、旅行会社の強みを活かして会場選定から運営まで学会開催のをトータルコーディネートしています。豊富な実績に裏打ちされた総合力が強みです。
学会への支援は、近畿日本ツーリストグループ・トラベル・コンサルタントの部門が担当しています。
安心のトータルサポートで事務局の負荷を軽減できます。会場手配、交通、宿泊、食事、懇親会、受付管理など、学会開催・国際会議の運営に関わるすべてをワンストップで依頼できます。

URL：https://gtc.knt.co.jp/biz/meeting/

社名：近畿日本ツーリスト株式会社
所在地：〒163-0236　東京都新宿区西新宿2-6-1　新宿住友ビル36F

3.3.株式会社コングレ

コングレはコンベンションをビジネスのコアとしているコンベンションサポートの会社です。
G7サミットのような先進国首脳会議から、医学・医療、金融、科学技術、エネルギー、環境など、その分野は多岐にわたっています。
コンベンションからの派生事業、施設運営などに事業領域も拡大しています。MICE(注)施設経営や、自主事業として展示会やイベントの主催も行っています。
G7伊勢志摩サミット首脳会議、第34回国際眼科学会、第50回アジア開発銀行(ADB)年次総会、ノーベル・プライズ・ダイアログ東京2022などの数多くの国際会議を手掛けています。

（注）MICEとは、会議（Meeting）、報奨・研修旅行（Incentive Travel）、国際機関・団体、学会等の国際会議（Convention）、展示会・見本市・イベント（Exhibition/Event）の頭文字
（参考）MICEとは｜日本政府観光局（JNTO）

URL：https://www.congre.com/solution/
社名：株式会社コングレ
所在地：東京都中央区日本橋3-10-5 オンワードパークビルディング

おわりに

「システム+支援」型の提供パートナーは「できないことは何もない」と言っていいほど多種多様、多岐に渡ったサービスを提供しています。米大統領や日本の総理が参加する国際会議やノーベル賞受賞者の学術会議の開催まで可能です。多くのスタッフと設備、幅広い国際的なネットワークを駆使して学会運営をサポートしてくれます。ただ、それだけの重装備の提供となるので、コスト面では高額になることも避けられません。個別の部分のみを依頼する場合でも、基本的な料金体系が少々高めに設定されています。財政的に潤沢な学会や大企業・自治体など大きなスポンサーのついている団体でないとお願いできないかもしれません。