はじめに　AIを「パートナー」から真の「バディ」へ 本連載では全10回にわたって、学会事務局の日常業務にAIをどう活かせるかを、さまざまな角度から検討してきました。会員情報の検索に始まり、委員会運営、広報活動、論文関連業…

はじめに　AI活用における個人情報保護の実践的疑問 学会事務局がAIツールを活用する際、最も慎重に扱うべきなのが個人情報保護です。会員管理、委員会運営、広報活動など、あらゆる業務で会員の個人情報に触れる機会があります。学…

はじめに　「ツール連携型」から「統合プラットフォーム型」へ 「日々の学会業務を、もっと効率良くできないだろうか？」事務局関係者の方々は、このような課題を日々感じていませんか？「会員管理のExcelシートを手作業で更新する…

はじめに これまでの連載を通じて、学会事務局の個別業務（会員管理、広報、問合せ対応、議事録作成など）にAIツール（ChatGPT、Claude、Otter.aiなど）を導入し、一定の効率化を実現する方法を検討してきました…

この後編の要点 ✓ 複数部門（理事会、事務局、委員会）間での効果的な情報共有の仕組み✓ 意思決定プロセスの可視化と記録管理の手法✓ 実践的な導入方法（人員配置、学習支援、運用マニュアル）✓ データセキュリティとリスク管理…

業務連携の仕組みづくりは学会の運営では不可欠です。内容も範疇も多岐に渡りますので、ここでは【前編】と【後編】の二部構成でその内容をお届けします。 この前編の要点 ✓ 無料ツールによる統合ワークフローの基本設計（6つのツー…

はじめに AIは、文章の構造や論旨を一瞬で組み上げ、情報過多な現代において、事務局業務の効率を飛躍的に高めてくれます。しかし、その生成物は、多くの場合「専門性」「正確性」「文体・トーンの統一」といった学会広報に不可欠な要…

はじめに　学会ニュースレターの役割と制作の課題 学会ニュースレターは、会員に対して学術的な情報、イベント情報、研究成果などを定期的に発信する重要な媒体です。会員との継続的な接点を保ちながら、学会全体の活動を周知し、参加者…

はじめに  参加者からの多様な問合せへの対応負担 学会が大会や学術会議を開催する際、参加申込期間から開催当日まで、参加者からの多様な問合せが絶え間なく届きます。「大会への出席申し込み方法は？」「セッション会場の…

はじめに 学会事務局が直面する課題の一つに、各学会・大会が独自に定める抄録や論文の投稿規定への対応があります。複数の学会に論文を投稿する研究者にとって、規定の微妙な違い（文字数、構成、引用スタイル、ファイル形式、倫理審査…

はじめに　AIツールと個人情報保護の交差点 生成AIの導入が不可避となった今、学会事務局が直面する最大のリスクは、『知らないうちに』個人情報を流出させることです。学会事務局では、会員の氏名・所属・メールアドレスに加え、研…

はじめに　研究成果の発表を支える事務局業務 学会事務局における論文関連業務は、多くの場合、投稿者に大きな負担をかけています。特に抄録作成の段階では、著者が何度も修正を繰り返し、事務局はそれに応じて査読システムでの管理、修…

はじめに　議事録作成に時間がかかりすぎ？ 学会事務局の業務のなかでも、委員会や理事会などの議事録作成は、その重要性と労力が両立を求められる中核的な作業です。会議中にリアルタイムでメモを取り、終了後にはその内容を記憶と資料…

はじめに　AIに任せて効率化できる部分は？ 委員会の出席確認―各種の委員会活動に携わった経験のある方なら、この作業の煩雑さを実感されているのではないでしょうか。 会員数500名規模の学会では、常設委員会5～10に加え、特…

会員情報の検索を変える：特化型AIツールで実現する次世代の会員管理 はじめに 「ChatGPTは試したが、実務には使えない」と判断したあなたへ ChatGPTを2、3回使ってみたものの、「これでは実務に使えない」と判断さ…

目次 はじめに　AIって、結局どれを使えばいいの？ 「AIって、結局どれを使えばいいの？」学会事務局の方々から、こんな声をよく伺います。確かにAIツールは数多く存在しますが、学会運営に本当に役立つものは限られています。こ…

はじめに：学会外部委託を「コスト」ではなく「戦略的パートナーシップ」と捉える 学術研究の発展に不可欠な学会運営は、学術集会の企画、会員管理、会計処理、広報活動など、多岐にわたる専門業務の遂行を求められます。限られたリソー…

はじめに：非営利組織としての学会 会計処理の独自性 学術団体の運営において、 学会 会計処理は単なる金銭の出入りを記録する事務作業ではありません。それは、非営利組織としての透明性を確保し、会員や社会に対する説明責任を果た…

学術研究の発展を支える学会運営は、本来の学術活動と同様に、高い専門性と多大な労力を必要とします。しかし、多くの学会が直面しているのは、限られた人的・時間的リソースの中で、会員管理、会計処理、学術大会の企画・運営、ウェブサ…

学術集会や学会大会の開催を成功させる上で、学術集会助成金は重要な財源となります。しかし、「申請が難しそう」「時間がかかる」といった先入観や、申請プロセスに潜むいくつかの「誤解」が、貴重な機会を逃す原因となることがあります…