学会の準備は、時間のかかるものであり出来る限り効率化したいです。

この記事では、そんな学会準備を効率化するアイテムについて解説していきます。

スケジュールとタスク管理を効率化するアイテム

学会準備を効率化するには、計画的に進めることが重要です。

締め切りを忘れたり、学会準備が間に合わなかったりしないよう、スケジュール管理とタスク管理を活用しましょう。

スケジュール管理アプリ

学会の締め切りや発表時間、移動スケジュールなどを一元管理できるアプリを使うと便利です。

スマートフォンやパソコンと同期できるものを選べば、どこでも確認できます。

通知機能を活用すれば、締め切りや発表時間の直前にリマインドしてくれるので安心です。

スケジュールを色分けして整理すると、より分かりやすくなります。

中でもおすすめのスケジュール管理アプリは、LINEWORKSやMicrosoft Outlookです。

LINEWORKSは、スケジュール管理機能以外にも様々なビジネス機能が使用できるチャットツールです。

日頃から使っている人も多い、LINEの使用感で使えるスケジュール管理アプリなので導入後から難なく使用することができます。

Microsoft Outlookは、複数のデバイスでも予定を確認できるため外出先でも予定を確認することが可能です。

通知機能も利用できるので、打ち合わせや締め切りを忘れることも無くなります。

タスク管理アプリ

学会準備には多くの細かいタスクが発生します。

タスクをリスト化し、進捗状況を可視化できるアプリを活用すると、何が終わっていて何が残っているのか一目で把握することが可能です。

期限を設定できるものを選べば、優先順位を決めながら効率化することができます。

チームで学会準備する場合は、タスクを共有できるアプリを使うと効率化できます。

中でもおすすめのタスク管理ツールは、TodoistやTrelloです。

どちらも無料で使うことが可能なので、タスク管理ツールとして試しに使用してみるのも良いでしょう。

有料版は、更に使える機能が多いため、使用感を試してみたら使いやすいように有料版へ移行していくと良いです。

紙資料を効率的に管理するポータブルスキャナー

学会では紙の資料を受け取ることが多くなりますが、持ち帰って整理するのは手間がかかります。

ポータブルスキャナーを使えば、受け取った資料をすぐにデジタル化でき、スマートフォンやパソコンで管理できます。

コンパクトなものを選べば持ち運びにも便利です。

クラウドに保存すれば、後から簡単にアクセスできるため、整理や共有も効率化できます。

急な変更に対応できるポータブルプリンター

学会当日、急に資料の変更や追加が必要になることはよくあります。

ポータブルプリンターがあれば、必要なときにすぐに印刷できるため安心です。

軽量で持ち運びしやすいものを選べば、学会会場内でも簡単に使用できます。

Wi-Fi対応のものなら、スマートフォンやタブレットから直接印刷でき、PCを開かずに作業できるため業務を効率化できます。

バッテリー内蔵型なら、電源が確保できない場所でも使用できます。

充電切れを防ぐマルチポート充電器とケーブルセット

学会ではノートPC、タブレット、スマートフォンなど、複数のデバイスを使用するため、充電環境を整えておくことが大切です。

マルチポート充電器

複数のデバイスを同時に充電できるものを用意すれば、コンセントが限られた学会会場でも充電を効率化できます。

高出力タイプを選べば、ノートPCなどの消費電力が大きいデバイスも問題なく充電することが可能です。

ケーブルセット

USB-C、Lightning、Micro-USBなど、異なる端子に対応したケーブルを用意しておくと、どのデバイスにもすぐに対応できます。

ケーブルの長さにも注意し、使いやすいものを選ぶと便利です。

学会を快適にするその他の便利アイテム

ノイズキャンセリングイヤホンやモバイルWi-Fiルーターなどの便利なアイテムを用意しておくのも学会準備を効率化するのにおすすめです。

ノイズキャンセリングイヤホン

移動中や学会の休憩時間に集中して作業したいとき、ノイズキャンセリング機能付きのイヤホンが役立ちます。

周囲の雑音を遮断できるため、静かな環境を確保できます。

モバイルWi-Fiルーター

学会会場のWi-Fiが不安定な場合や、海外での学会に参加する際には、モバイルWi-Fiルーターがあると安心です。

インターネット接続を安定させ、作業の効率化ができます。

小型LEDライト（オンライン発表向け）

オンラインでの学会発表やミーティングでは、照明が不十分だと画面映りが悪くなります。

小型のLEDライトを用意しておけば、顔を明るく照らし、オンライン学会でも相手に良い印象を与えられるでしょう。

まとめ

学会準備に役立つアイテムは、数多くあります。

便利なアイテムを利用して、学会の準備を効率化してみてはいかがでしょう。