学術会議や学会を開催するには、思っている以上に多くの費用と準備が必要です。
会場のレンタル費や印刷費、システム導入費から、人件費・旅費、さらにはオンライン配信やハイブリッド開催のための技術費用まで、その内容は多岐にわたります。
本記事では、学会開催にかかる費用項目やその内訳、費用に影響する要因、コスト削減のための実践的な工夫について詳しく解説します。
中小規模の学会でも無理なく開催を実現するためのヒントを探している方は、ぜひ最後までご覧ください。

学会開催にかかる費用とは？基本的な内訳とポイント

学術会議の開催にかかる費用は、会議の規模や形式によって大きく異なりますが、一般的に、会議開催前の準備費用、会議開催中の運営費用、会議終了後の事後処理費用、そして必要に応じて募金活動にかかる費用に分類できます。
詳細な費用は、会場費、人件費、印刷費、講演者への謝金、広報費など多岐にわたる要素によって決定されます。
大規模な国際学会では、会場費、招待講演者の費用、運営スタッフの人件費などが高額になる傾向があります。

一方、中小規模の学会やオンライン開催の場合は、これらの費用を抑えることが可能です。
費用項目を詳細に検討し、収入と支出のバランスを取りながら予算を作成することが重要です。

学会開催でかかる主な費用項目

会場使用料と備品レンタル費

学会運営の費用のなかでもっとも大きな割合を占めるのが、学会の開催会場のレンタル費です。
会場の収容人数が多かったり、交通の便が良い場所にあったりすると、レンタル費も高額になります。
さらに学会が1日だけではなく何日間かに及ぶ際は、その分レンタル費も大きくかさみます。
会場費の支払いは、事前に前金として何%かを先払いし、後日残りの金額を支払うことが多いようです。
学会当日に使用する機材や備品費もあります。
今後の開催でも使うために購入するパターンもありますが、学会ごとに都度レンタルするのが一般的なようです。

例えば、会場の入口に設置する看板や、会場に設置する照明や音響、撮影機材、発表時に使用する小物類（マイクやポインター、ベルなど）、ポスター掲示用のパネルなどのレンタル費用がかかります。
ポスター掲示用のパネルは、会場によっては備え付けのパネルを使えることもあります。  

印刷物・抄録集の制作費用

ポスターや要旨集、プログラムなどの紙媒体の印刷費と、参加者への郵送費もかかります。
特に大規模な学会では発表者や参加者も多く、その分印刷費と郵送費は多くなりがちです。
最近では印刷して郵送はせずに、学会の公式Webサイトにデータで掲載して、オンライン上で閲覧できるようにしている学会も増えています。
こうすることで印刷費と郵送費が大幅に削減できます。  

参加受付・会費徴収のシステム費

学会の参加者の参加申し込み受付や、参加費のオンライン決済、演題登録を管理するためのシステムの導入費用もあります。
国内には学会専用のシステムが複数提供されており、参加申し込みから演題登録まで1つのシステムでワンストップ管理が可能です。
管理者は決済ステータスの管理もでき、入金消込作業も不要なので運営負担を減らせます。  

講師・座長・スタッフの謝礼・旅費

招待する講演者や参加者がいたら、学会開催地までの往復交通費と宿泊費を学会運営側から出すのが一般的です。
特に海外からの招待者がいると、飛行機代が極めて高額になります。
会場費と並んで、学会運営の費用のなかで特に高額になる費用です。
学会の開催当日に動くスタッフの人件費もかかります。
大規模な学会になるほど人員も増えるので多めに見込んでおきましょう。  

懇親会・交流イベントなどの付随費用

学会によっては、会場の休憩室に、参加者が自由に飲食できるようにお茶やコーヒー、お菓子などを置いておくこともあります。
その際は、事前に買っておくお茶やコーヒー、お菓子などの費用もかかります。
学会のあとや中盤に懇親会が開かれる場合は、参加費とは別に懇親会費がかかります。
懇親会費は学会参加費に含まれていることもあります。  

運営事務局・外注スタッフの人件費

学会の効率化と人手不足の解消には、学術大会・国際会議開催システム「AWARD（アワード）」が役立ちます。
煩雑な運営業務を自動化・効率化することで、人的リソースの負担を軽減します。
たとえば、参加登録、プログラム作成、講演者管理などがワンストップで完結します。
人員の最適化を図ることができ、学会開催費用を抑えることが可能です。

学会運営業務の一部を外部に委託することも可能です。
印刷会社、学会運営業者、システム開発会社など多くの会社が学会事務受託を行っています。
複数の学会の事務を共同処理するため、経費は専従事務局を設置した場合に比べ、コストパフォーマンスにすぐれています。
適切な業者を選定し、必要な業務に絞って委託することで、コストを抑えつつ効果的な運営が可能です。  

オンライン開催やハイブリッド開催にかかる費用

オンライン学会の費用には、主に以下の項目があります :

Web会議ツールの利用料金、受付システム/参加システムの利用料金、配信機材のレンタル、ライブ配信の会場レンタル、学会サポート業者への委託 / 代行、アルバイトスタッフへの人件費などです。
オンライン学会と現地学会のコスト比較では、オンライン学会の方が負担が小さいことがほとんどです。
現地開催に必要な会場費や人件費、設備費や印刷費が不要になるのが大きな要因です。

ただし、ツールやシステムの利用料金は現地開催よりも高額になる傾向があります。
ハイブリッド学会を開催するには平均的に見ると150万円の費用がかかります。
大規模なものになれば、更に費用がかさんでいくでしょう。

しかし、選ぶサービスによってはもっと安価に満足度の高いハイブリッド学会を運営することができます。
学会開催システムAWARD（アワード）は、300人以下の中小規模の学会運営であれば30万円のパッケージ価格でハイブリッド学会を運営することができます。
参加者50人以下であれば無料で利用することができるためおすすめです。  

配信設備・通信環境の整備費

オンラインイベントを実施する際、安定した配信環境を構築するための費用が発生します。
これには、高速インターネット回線の準備や、必要に応じてWi-Fiルーターなどの機材レンタルが含まれます。

また、ウェビナー形式での配信を行う場合は、参加人数に応じたWeb会議ツールの契約が必要になることがあります。

ライブ配信・アーカイブ配信の制作費

基調講演やシンポジウムなどをライブ配信する場合、カメラ、マイク、照明などの機材レンタル費用や、オペレーターの人件費が発生します。

また、ライブ配信した映像を後日オンデマンドで配信する際には、動画編集費用や、動画ホスティングサービスの利用料が別途必要になることがあります。

操作支援・サポートスタッフの人件費

オンラインやハイブリッド形式の学会では、参加者からの技術的な問い合わせに対応するためのサポートスタッフが必要になります。
これには、オンラインプラットフォームの操作方法に関する案内や、トラブルシューティングなどが含まれます。

また、ライブ配信や収録を行う場合にも、専門の技術スタッフが必要となることがあります。

学会開催費用を左右する3つの要因

参加者数と開催日数の違い

学術会議の費用は、参加者数と開催日数によって大きく変動します。
参加者数が増えれば、会場費、資料印刷費、飲食費などが比例して増加します。
開催日数が長くなれば、会場のレンタル料、スタッフの人件費などがかさみます。
オンライン開催を取り入れることで、一部の費用を抑えることが可能になります。

会場（都市型・地方型・大学施設）の選定

会場の選定は、学術会議の費用に大きな影響を与えます。
都市部の会場はアクセスが良い反面、レンタル料が高額になる傾向があります。
地方の会場や大学施設は比較的安価に利用できる場合があります。
会場の設備やサービス内容も費用に影響するため、慎重な比較検討が必要です。

主催学会の予算規模と収支構造

主催学会の予算規模は、開催できる学術会議の規模や内容を大きく左右します。
収入源としては、会費、参加費、補助金、企業からの協賛金などが挙げられます。
支出項目としては、会場費、人件費、印刷費、講演者への謝金などがあります。
収支のバランスを考慮しながら、予算を立てる必要があります。

学会開催に使える資金源と財源の確保方法

会費・参加費による収入モデル

学術会議の主な収入源の一つは、参加者からの会費や参加費です。
参加費の額は、学会の規模、内容、会員・非会員の別などによって設定されます。
早期割引制度を設けることで、早期の参加登録を促し、収入を確保することができます。  

共催・後援・スポンサー収入の取り組み

学術会議の開催には、企業や団体からの共催、後援、スポンサー収入も重要な資金源となります。
企業展示会を併設し、出展料収入を得ることも一般的です。
会議のプログラムやウェブサイトに広告掲載の機会を提供することで、広告収入を得ることもできます。

公的助成金・補助金の活用事例

学術会議の開催に際しては、国や地方自治体、学術振興団体などが提供する助成金や補助金を活用できる場合があります。
これらの情報は、各機関のウェブサイトなどで公開されています。
申請期間や条件などを確認し、積極的に活用を検討しましょう。

学会開催費用を削減する方法とは？

会場費を抑える工夫と選び方

会場費を抑えるためには、複数の候補を比較検討し、予算に合った会場を選ぶことが重要です。
大学の施設や公共のホールなどは、比較的安価に利用できる場合があります。

また、平日やオフシーズンの利用は、割引が適用されることもあります。
オンライン開催やハイブリッド開催を検討することで、会場費を大幅に削減することも可能です。  

印刷物からWeb化への切り替え

プログラムや抄録集などの印刷物をウェブサイトやアプリで提供することで、印刷費や郵送費を大幅に削減できます。
参加者への情報提供も迅速かつ容易になります。
デジタル化により、最新情報を随時更新できるメリットもあります。

決済や受付の自動化による効率化

参加登録や会費徴収、演題登録などの手続きをオンラインシステムで自動化することで、事務作業の負担を軽減し、人件費を削減できます。
オンライン決済を導入することで、参加者の利便性を高めるとともに、事務局の入金確認作業を効率化できます。

ボランティアや学生スタッフの活用

学会運営において、ボランティアや学生スタッフの協力を得ることは、人件費を抑える有効な手段です。
ただし、責任の所在や業務範囲を明確にしておく必要があります。
学生にとっては、学会運営を経験する貴重な機会となり、学会への関心を高める効果も期待できます。

パッケージ型クラウドシステムの導入

学術大会・国際会議開催システム「AWARD（アワード）」のようなパッケージ型クラウドシステムを導入することで、初期費用を抑えつつ、学会運営に必要な機能をまとめて利用できます。
参加登録、プログラム作成、講演者管理、決済機能などが一元化され、運営業務の効率化とコスト削減に繋がります。
中小規模の学会でも導入しやすい料金体系となっています。

オンライン・ハイブリッド開催の費用比較

対面開催と比較したときのコスト構造

オンライン開催は、会場費、人件費、印刷費、備品レンタル費などを削減できるため、対面開催と比較してコストを抑えることが可能です。
一方、オンライン開催には、Web会議ツール利用料、配信システム利用料、通信費などの新たな費用が発生します。
ハイブリッド開催は、対面開催とオンライン開催の両方の要素を含むため、それぞれの費用に加えて、追加の設備費や運営費が必要になる場合があります。

オンライン開催のコストメリットと課題

オンライン開催の最大のコストメリットは、会場費やそれに伴う設営費、人件費などを大幅に削減できる点です。
印刷物の費用や郵送費も不要になるため、環境にも優しい開催方法と言えます。
一方、オンライン開催の課題としては、参加者同士の交流機会が減ることや、情報セキュリティ対策、安定した配信環境の確保などが挙げられます。

ハイブリッド開催で費用が膨らむポイント

ハイブリッド開催では、対面会場の準備に加えて、オンライン参加者への対応も必要となるため、費用が膨らむ可能性があります。
具体的には、会場のネットワーク環境の強化、高品質な配信機材の準備、オンライン参加者向けのサポート体制の構築などが追加で必要となる場合があります。
運営スタッフも、対面とオンラインの両方をサポートできる体制が求められるため、人件費が増加する可能性もあります。

オンライン開催で必要な最低限の予算とは

オンライン開催に必要な最低限の予算は、学会の規模や内容によって異なりますが、一般的にはWeb会議ツールの利用料、参加登録システムの利用料、必要に応じた配信機材のレンタル費用などが挙げられます。
小規模な学会であれば、比較的安価なツールを活用することで、数万円程度の予算でオンライン開催が可能な場合もあります。

中小規模の学会開催における費用管理のポイント

少人数開催に適したツールと運用方法

少人数で開催する学会には、無料または低価格で利用できるWeb会議ツール（Zoom Meetingなど）や、シンプルな参加登録システムが適しています。
参加者への連絡は、メールやSNSなどを活用することで、コストを抑えられます。
運営スタッフも、学会の会員やボランティアを中心に構成することで、人件費を削減できます。

外注するか、自前でまかなうかの判断基準

学会運営の業務を外注するかどうかは、学会の人員体制、予算規模、専門知識の有無などを考慮して判断する必要があります。
人手不足や専門知識が必要な業務は外注し、それ以外の業務は自前で行うなど、柔軟な対応が望ましいです。
外注する場合は、複数の業者から見積もりを取り、費用対効果を比較検討することが重要です。

年間開催のない学会での費用最適化

年間を通して定期的な開催がない学会では、必要な時だけ利用できるサービスやツールを選ぶことで、無駄なコストを削減できます。
例えば、クラウド型の会員管理システムや、イベント開催時のみ契約できるオンラインプラットフォームなどが考えられます。

また、過去の開催実績を分析し、費用対効果の低い項目を見直すことも重要です。  

学会開催費用の見積もりを取る際の注意点

抜け漏れしやすい費用項目とは？

学会開催費用の見積もりを取る際には、会場費、印刷費、人件費といった主要な項目だけでなく、以下のような費用項目も忘れずに含めるようにしましょう :

備品レンタル費（音響、照明、映像機器など）、通信費、ウェブサイト作成・管理費、参加登録システム利用料、講演者への謝金・旅費、懇親会費、広告宣伝費、著作権料、保険料、事後処理費用（報告書作成、礼状発送など）、雑費（文房具、消耗品など）。

これらの費用は、見落としがちですが、実際には発生するため、事前に把握しておくことが重要です。

見積もり比較の際にチェックすべき点

複数の業者から見積もりを取る際には、総額だけでなく、費用の内訳を細かく比較することが重要です。
何が含まれていて、何が別途費用となるのかを明確に確認しましょう。

また、キャンセル料や支払い条件なども事前に確認しておくことが大切です。
実績や評判も考慮し、信頼できる業者を選ぶようにしましょう。  

外注業者との契約条件・成果物の確認

外注業者と契約を結ぶ際には、契約期間、業務範囲、費用、支払い条件、キャンセルポリシーなどを明確に記載した契約書を作成することが重要です。
成果物の仕様や納期についても、事前にしっかりと確認し、合意しておくようにしましょう。
契約内容に不明な点や疑問点があれば、必ず事前に確認し、納得した上で契約を結ぶようにしましょう。  

学会開催の費用でお悩みの方へ

学会開催の運営コストや、外部委託のコストでお悩みの場合は、リーズナブルな料金で利用できる学術大会・国際会議開催システム「AWARD（アワード）」がおすすめです。

AWARDは学術大会開催システムとして、演題登録、参加登録、論文管理、会場でのQRコード受付、会場バッジ印刷など幅広く対応したオールインワンの大会管理機能があります。

また、学会の会員管理も可能で、会費徴収、一斉メール送信、会員郵送ラベル印刷、委員専用ページ、お問合せ管理・返信機能、WEB会員証、領収書発行など日々の学会運営に必要な機能も一元的に提供しています。
無料トライアルも用意されているため、まずは試しに使用してみることも可能です。

まとめ

学術会議の開催には、会場費、人件費、印刷費、システム利用料など、多岐にわたる費用が発生します。
これらの費用を抑え、効率的な運営を行うためには、事前の周到な計画と準備が不可欠です。
オンライン開催やハイブリッド開催といった新しい形式も視野に入れつつ、自学会の規模や目的に合った最適な方法を選択することが重要です。

また、学会運営支援ツールなどを活用することも、コスト削減と効率化に繋がる有効な手段と言えます。