コロナ禍の影響により、仕事も会議も商談もオンラインで進めていくことがスタンダードになってきました。その中で、学会もオンラインでの開催が盛んになりました。現在では、コロナの考え方も変わってきてだんだんとリアルでの学会開催が戻ってきています。

しかし、完全にリアルに戻ることはまだまだ難しいのが現実です。そこで、リアルとオンラインを同時に行うハイブリッド開催が求められてきています。この記事では、そんな学会ハイブリッド開催の例をご紹介していきます。

学会ハイブリッド開催とは

学会のハイブリッド開催は、リアル会場参加かオンラインでの参加を参加者が選び両方の学会開催を同時に行う事を指します。感染症対策や地域にとらわれることが無いので、多くの人に参加してもらえることができます。

感染症や地域にとらわれないのであれば、オンライン開催のみでいいかと思われがちですが対面で討論をしたり1対1での意見交換が重要にもなってきます。ハイブリッド開催は、リアルでの参加人数を抑えて感染症のリスクを抑えることができるため対面で討論してみたい学会内容の時にだけリアル出席するなど状況に応じて柔軟な対応を取るのに便利です。

学会ハイブリッド開催のメリット

ハイブリッド開催のメリットは、今まで開催場所の遠さや時間の制約で参加を断念していた人でも参加が可能になるという点です。

また、大勢がリアルに集まることも防げるため感染症対策にもつながってきます。受付業務も簡素化することができ、参加者名簿も専用ページなどからすぐに確認することが可能です。論文や学会での講演、ポスターセッションを後からでも確認し直すことができるので気になった内容を確認し直すことも簡単にできます。

サービスによっては、会員と非会員、学生と一般など区分に応じた学会費の設定も簡単することが可能です。またオンライン上で決済管理ができ面倒な集金作業に追われることも少なくなります。

学会ハイブリッド開催のデメリット

リアル開催の会場費だけでなく、オンラインシステムも利用するためその分学会開催の費用が高くついてしまいます。

配信機器を用意して、配信の準備にも時間を掛けなくてはいけないためリアル開催のみの学会よりも手間がかかるのもデメリットと言えるでしょう。

時には、オンライン開催に慣れていない参加者のサポートが必要になるかもしれません。

ハイブリッド開催の方法

メリットやデメリットを見たうえで、ではどうすればハイブリッド開催ができるのかを知りたくなったのではないでしょうか。ここからは、ハイブリッド開催の方法をご紹介していきます。

事前に考えること

ハイブリッド開催を行うには、会場の備品設備や講演者の参加形態、質疑応答の方法など事前に考えておく、ヒアリングしておくことが重要になります。

会場に配信に使う遠隔用のカメラが無ければ用意しなくてなりませんし、コンセントまでの距離がある場合延長コードも用意しなくてはなりません。講演する人がオンラインでの参加なのか、リアルでの参加なのか、オンラインならどんなシステムを利用して配信するのかも考慮する必要があるでしょう。

質疑応答もリアル開催では、口頭での質問のみになってきますがオンラインではコメントかミュートを外して通話ができる状態での質問にするのかルールをしっかり決めておかないと当日混乱を生むことになります。

必要な機器

必要な機器は、パソコン、WEBカメラ、HDMIキャプチャーユニット、ipad、講演者・質問用のマイク、スピーカー、オーディオインターフェース、プロジェクターなどが主に必要になります。

会場に用意されていないものは、しっかりと準備し当日混乱を招かないように注意しましょう。

学会ハイブリッド開催で使えるサービスの例

学会のハイブリッド開催で使えるサービスに学会ハイブリッド開催システムのアワードがあります。

アワードは、無料のトライアルにて参加者50名まで利用可能です。リアルとオンラインのハイブリッド開催に対応しており、QRコード受付機能と当日参加登録機能もありリアル会場での受付業務の際に参加者の密を防ぐことができます。

参加者自身が発表する論文を登録することができ、発表プログラム作成も登録された論文から選ぶだけなので学会開催の負担をかなり軽減することが可能です。

ハイブリッド開催でお悩みの方はぜひ一度詳細を問い合わせてみてはいかがでしょうか。

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料金相場

学会のハイブリッド開催の平均費用は150万円とも言われています。実際に学会開催サービスを展開している企業の利用料金は15万円から200万円というような金額の幅でした。15万円であればリアル開催には対応していなかったり、高度なハイブリッド開催だと200万円といった高額な費用がかかるサービスもありました。

まとめ

学会のハイブリッド開催は、学会運営者にとって負担が大きいと考えられます。機器のトラブルなどで参加者にも迷惑をかけてしまう可能性もあります。

費用とも相談しながら、便利なハイブリッド開催サービスを使うとその負担を軽減することもできるでしょう。