学会運営を行うにあたり、人手不足で大変ということもあるでしょう。

この記事では、そんな学会運営における人手不足を解消する方法について解説していきます。

学会運営業務の効率化とデジタルツールの活用

人手不足には、学会運営業務の効率化とデジタルツールの活用を行うと良いです。

例えば学会運営をするにあたってオンライン登録システムや電子チケット、QRコード受付を導入することで、受付業務の負担を大幅に削減できます。

また、プログラムや会場案内を専用アプリやWebサイトで提供すれば、紙の配布物を減らし、問い合わせ対応の負担も軽減することが可能です。

このような、デジタルツールの活用もプロに委託するのがおすすめです。

急な機器トラブルが発生してしまった場合、学会の進行自体にも影響が出かねませんので、デジタルツール活用を検討しているのであれば一度プロに相談してみると良いでしょう。

ボランティアやアルバイトの活用

学会運営における人手不足を解消する方法として、短期アルバイトの雇用とボランティアの活用が効果的となります。

アルバイトを雇用する場合は事前に募集を行い、労働条件通知書を作成して契約を結ぶことが重要です。

勤務シフトを適切に調整し、給与は振込や現金で支払うなど事前の準備を整える必要があります。

また、最低賃金を守ることや休憩時間の確保、労働時間の管理を徹底することで労働環境を整え、トラブルを防ぐことができます。

一方で、大学生や若手研究者を中心にボランティアを募集することも人手不足には有効な手段です。

ボランティアとして参加することで、学会の雰囲気を体験できるだけでなく発表を聞く機会を得られるというメリットがあります。

募集方法としては、大学や研究機関を通じて告知し交通費の補助や活動証明書の発行など、参加者にとって魅力的な特典を用意することが望ましいです。

アルバイトとボランティアのどちらを活用するかは、学会の規模や業務量に応じて判断する必要があります。

アルバイトを雇用することで安定した人手を確保でき、人手不足を解消できる一方で、ボランティアを活用すれば学会に興味を持つ人々に貴重な経験の場を提供することが可能です。

外部業者への業務委託

学会の開催には、企画立案、会場手配、会員管理、予算管理、広報活動、当日の運営、オンライン配信など多岐にわたる業務が発生します。

これらをすべて学会の内部スタッフだけで対応するのは負担が大きく、特に少人数の事務局では業務の効率化が求められます。

外部の専門業者に学会運営業務を委託することで、人手不足を解消できるだけでなく経験豊富なプロのノウハウを活用し運営の質を向上させることが可能です。

特に、参加者の登録管理や決済処理、学会当日の運営サポートなどの負担が軽減され学会スタッフはコア業務に集中することが可能となります。

また、オンライン開催やハイブリッド形式の学会も、専門業者のサポートを受けることでスムーズに実施できます。

さらに、業務委託は柔軟に対応できる点も大きなメリットです。

トータルでサポートを依頼することも一部の業務のみを委託することもでき、予算やニーズに応じた選択が可能です。

特に、書類作成や会員管理のみの委託であれば月額5万円程度から対応可能であり、コストを抑えつつ業務の負担を軽減できます。

このように、業務委託することにより人手不足対策をすることが可能でしょう。

役割分担の明確化とタスクの事前整理

事前に詳細な役割分担を決め、学会運営スタッフ間で情報を共有することで当日の混乱を防ぐことができます。

タスク管理ツールを活用し、進捗状況を可視化することで、業務の抜け漏れを防ぎます。

おすすめのタスク管理ツールとしては、TodoistやTrelloのようなタスク管理アプリがおすすめです。

どちらも無料で使うことが可能なので、お試しで使用してみるのも良いでしょう。

ただし、無料版では出来ることが限られてくるため、やりたいことによって有料版に切り替えるのがおすすめです。

ハイブリッド開催の活用

完全な対面開催ではなく、一部オンライン開催にすることで会場運営の負担を減らすことができ人手不足を解消することができます。

特に、発表や質疑応答の一部をオンライン化すれば、現地スタッフの数を抑えつつ円滑な運営が可能です。

これらの方法を組み合わせることで、学会運営の人手不足を解消し、より円滑な運営を実現できます。

ただし、慣れないハイブリッドでの開催ですと逆にオンラインでの開催を担当するスタッフの負担が増えてしまう場合もあります。

これを防ぐためには、ハイブリッド学会の委託請負業者へ依頼することがおすすめです。

ハイブリッド学会開催のプロが担当するため、当日のトラブルも安心でしょう。

まとめ

学会運営において、人手不足解消は運営を円滑に行う上で非常に重要な課題です。

人手不足に悩んでいましたら、今回ご紹介した方法を検討してみてはいかがでしょう。