学会開催に必要な会場費用を抑えるには、どうすればよいのでしょう。

この記事では、学会開催をするために必要な会場選びと合わせて学会開催に必要な会場費用を抑える方法について解説していきます。

学会開催に適した会場とは？

学会開催に適した会場は、どのような会場を言うのでしょう。

この記事では、そんな学会開催に適した会場について解説していきます。

イベントホール

イベントホールは、大規模な学会開催に適した会場です。

数百人から数千人を収容できるため、シンポジウムや基調講演など、多くの参加者が集まる学会開催に向いています。

設備も充実しており、学会開催に必要な機器も整っているため、学会開催においてスムーズなプレゼンテーションが可能です。

また、専門スタッフが常駐しているため、機材の操作を運営側が担当する必要がなく、学会開催にかかる負担を軽減できます。

ただし、大規模なイベントホールは費用が高く、スタッフの人件費も必要となるため、学会開催予算を考慮する必要があります。

また、人気のある会場は予約が埋まりやすいため、早めの手配が重要です。

貸し会議室

貸し会議室は、数十人から数百人規模の学会開催やワークショップ、分科会の開催に適した会場です。

プロジェクターやスクリーン、マイクなどの音響機材が完備されていることが多いため、基本的な学会開催には十分な設備が整っています。

会議室内のデスクやチェアのレイアウトを自由に変更できるため、パネルディスカッションやグループワークにも対応しやすい点が特徴です。

イベントホールに比べて学会開催費用が安価で学会開催することができます。

一方で、専任のスタッフがいないため、学会開催においては機材の操作や進行管理など運営側で対応する必要があります。

また、貸し会議室は学会開催の規模に制限があり、収容人数を超えた参加者が出ないよう、事前にしっかり確認しておくことが大切です。

カンファレンスホテル（会議室付きホテル）

カンファレンスホテルは、宿泊施設と会議室が一体化したホテルであり、学会開催に適した環境が整っています。

遠方からの参加者が多い場合、宿泊と会場を同じ施設内で手配できるため、移動の費用負担を軽減できます。

貸し会議室と同様に、プロジェクターや音響機材などが完備されており、学会開催をスムーズに進めることが可能です。

また、ホテル内のレストランや宴会場を利用することで、懇親会やネットワーキングイベントを同じ施設内で開催できるため、参加者にとって利便性が高いというメリットがあります。

ただし、宿泊とセットの場合は費用が高くなるため、予算を考慮して選ぶ必要があります。

また、会議室の数に限りがあるため、複数の部屋を確保したい場合は早めの予約が必要です。

大学構内

学会は、大学構内で行われることも少なくありません。

実際に、大学の大講堂や大学内のホール、大きめの教室等を使用して学会が開催されています。

東京大学や京都大学、その他多くの大学構内で学会が行われています。

イベントホールや貸し会議室よりも安価で、場合によっては所属している大学で開催することができるため、学会事務局を運営している研究者にとって大きなメリットとなる事もあるでしょう。

学会開催の会場費用を抑える方法

学会開催にはさまざまなコストがかかりますが、工夫次第で会場費用を抑えることが可能です。

ここからは、そんな会場費用の抑え方について解説していきます。

学会開催日程を柔軟に調整する

貸し会議室やイベントホールの費用は、曜日や時間帯によって変動します。

特に、平日の昼間や週末は料金が高く設定されていることが多いため、その他の比較的安価な時間帯を狙うと学会開催の会場費用を抑えられるでしょう。

立地の選択肢を広げる

主要都市の駅近会場は利便性が高い反面、料金も高めです。

少し郊外の会場や、駅から徒歩10分程度の場所にある会場を選ぶことで、費用を抑えながら学会開催に十分な設備を確保できることがあります。

参加者の負担にならない範囲で、エリアを広げて検討すると良いでしょう。

広さを最適化する

会場の広さは、利用人数やレイアウトに応じて適切なサイズを選ぶことが重要です。

学会開催において、広すぎる会場を選ぶと無駄な費用が発生するため、適正な広さの会場を選ぶことで費用を抑えられます。

会場レイアウトの工夫次第で、やや狭めの会場でも快適に学会開催ができる場合も考えられます。

早期予約で割引を利用する

貸し会議室・イベントホールでは、早期予約割引を実施していることが多いです。

一定期間前に予約することで割引が適用される場合があるため、学会開催日程が決まり次第、できるだけ早く予約することをおすすめします。

早期予約で会場費用を、抑えられると良いでしょう。

付帯サービスを見直す

会場によっては、受付スタッフや会場設営、清掃サービスなどの学会開催のためのオプションが用意されていますが、これらを利用すると追加費用が発生します。

必要なサービスだけを選び、不必要なものは省くことで費用を削減できます。

学会スタッフやボランティアを活用することで、一部の業務を自前で対応するのも費用削減の方法です。

競合する会場を比較し交渉する

複数の会場を比較し、見積もりを取ることで、よりコストパフォーマンスの高い会場を選ぶことができます。

また、会場によっては、競合する会場の見積もりを提示することで費用の交渉が可能な場合もあります。

直接問い合わせて、柔軟な対応が可能か相談してみるのも一つの手です。

その他学会開催費用の削減方法

大きい学会ですと会場費用だけでも1,000万円程度かかってしまう事も珍しくありません。

その場合、どうしても予算オーバーの場合は、学会開催方法をハイブリット開催やオンライン開催に変更してみてはいかがでしょう。

ハイブリット開催であれば、会場の大きさを圧縮することができ、オンライン開催であればそもそも、会場費用が必要なくなります。

その分、学会開催費用を削減することができる且つ現地に赴くのが難しい参加者にも気軽に参加してもらうことが可能です。

まとめ

学会開催は、会場の費用が大きな負担となります。

費用削減ができるよう工夫し、継続的な学会開催ができると良いでしょう。