学会が拡大していくと事務局の運営もかなり大変になってきます。この記事では、そんな学会事務局の運営委託について解説していきます。

学会事務局の仕事は？

学会事務局の仕事は、主に会員管理、会計業務、庶務業務に分かれています。

個別に詳しくみていきましょう。

会員管理

会員の入退会や登録情報変更など会員の個人情報を最新の状態に保つ業務を行います。

また、会員情報をもとに学会費の請求、学会誌やその他の郵送物の発送、学会メーリングリストの登録・更新などを行っていきます。

会計業務

学会の資金管理を担当し、日常的な入金や支払いを行います。

また銀行や郵便局の口座を管理し、予算・決算の原案の作成なども行います。

庶務業務

学会運営の母体である常任運営委員会や運営委員会、運営委員選挙のサポートを行っていきます。

また学会への各種問い合わせへの対応やホームページ管理なども担当します。

このように事務局の仕事は、会員や外部からの問い合わせに対応し、学会の運営や資金管理を円滑に行う重要な役割を果たしています。

学会事務局の代行業務とは

学会運営代行サービスは、学会を開催する際の事務局運営代行や事務局業務をサポートするサービスです。

このサービスは、以下のような業務を行っていきます。

企画全般

学会のテーマや内容の企画立案から始まり、プログラムの構成やスケジュールの作成などを行います。

会場選定

開催場所の選定や手配を行い、適切な会場を見つけ手続きを行います。

会員管理

参加者の登録や情報管理、参加費の集金などを行います。

予算管理

開催費用の見積もりや予算の作成、支出の管理を行います。

工程管理

開催までの工程管理や進捗管理を行い、スムーズな進行をサポートします。

広報活動

学会の告知や広報活動を行い、参加者の獲得や情報発信を行います。

当日運営

学会当日の運営をトータルでサポートし、イベントの円滑な進行を確保します。

Web開催（オンライン配信）

イベントのオンライン配信やWeb会議の運営を行い、リモート参加者も含めた多様な形での開催を実現します。

記録映像の収録・編集

学会の記録映像の収録や編集を行い、後日の配信やアーカイブ化を支援します。

以上、学会運営代行サービスは紹介した学会開催に関わるさまざまな業務を一括して委託できるため、主催者や事務局が業務負担を軽減し、開催準備や運営を効率的に行うことができます。

学会事務局を委託するメリット

学会運営代行サービスを利用するメリットは具体的にどのようなものなのでしょう。

ここからは、学会事務局を委託するメリットについて解説していきます。

プロのノウハウと実績の活用

専門的な知識や豊富な経験を持つプロフェッショナルが学会の運営を支援します。

これにより、質の高い学会を開催することが可能です。

効率的な運営と進行

プロのサポートにより、学会の運営や進行が効率的かつスムーズに行われます。

これにより、参加者や関係者の満足度が向上し、イベントの成功につながります。

提案やアドバイスの受け取り

プロの知見を活かした提案やアドバイスを受けることができます。

これにより、より良い企画や運営方針を立てることができます。

リソースの効率的な活用

学会運営業務をプロに委託することで、リソースをコア業務に集中することができます。

これにより、業務効率が向上し、コスト削減が期待できます。

トータルサポートまたは一部の業務のみ委託

学会運営代行サービスは、トータルサポートだけでなく、一部の業務のみを委託することも可能です。

これにより、ニーズに応じた柔軟なサポートが受けられます。

経験のない形での学会もすぐに実現できる

オンラインやハイブリッド学会など学会として経験がない形での開催でも、学会運営代行サービスであればノウハウがあるためすぐに対応することが可能です。

学会事務局の委託費用は？

学会開催にかかる費用は、下記のとおりです。

・会場費用

・機材や備品

・招待者の旅費と宿泊費

・ホームページ作成費用

・参加登録や決済などのオンラインシステム

・印刷・郵送費

・人件費

・食事代

また、具体的な金額の例は下記のとおりです。

・会員管理、書類作成、一般事務業務のみ: 月額 5万円から10万円

・会員管理、書類作成、一般事務業務 + 学会イベントの企画・運営支援: 月額 10万円から20万円

・ウェブサイト管理やSNS運用などのオンラインプレゼンス構築支援: 月額 15万円から20万円

・学会誌やニュースレターの編集・制作支援などのコンテンツ制作支援: 月額 20万円から30万円

ただしこれらの費用は目安であり、実際の費用は契約内容やサービスレベルによって変わります。

事前に代行会社との打ち合わせや見積もりの取得を行うことが重要です。

まとめ

学会事務局の仕事は、委託していくことで負担を大きく減らすことができます。

運営に悩みがある方は一度検討してみてはいかがでしょう。

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