学会運営会社のおすすめ10社サポート内容や費用は？

2025.07.09

学会運営会社を選ぶ際、どのような基準で選べばよいのか悩まれている方も多いのではないでしょうか。
学会は研究成果の発表や専門家同士の交流の場として非常に重要ですが、その運営には専門的な知識やノウハウが必要となります。
本記事では、学会運営をサポートする会社の選び方や、おすすめの学会運営会社10社を紹介します。
各社のサポート内容や費用体系についても詳しく解説します。

また、最後に学会運営を管理するシステムもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

学会運営会社とは

学会運営会社とは、学術団体が主催する学術集会やシンポジウムなどの企画から実施までをトータルでサポートする専門会社です。
具体的には、会場の選定や予約、プログラム編成のサポート、参加者登録管理、抄録集の制作、当日の運営スタッフの手配など、学会開催に必要な業務を一括して請け負います。
学会運営には特有の知識やノウハウが必要となるため、専門の学会運営会社に依頼することで主催者の負担を大幅に軽減できます。

また、オンライン配信やハイブリッド開催など、最新の技術を活用した学会運営にも対応している会社が増えています。
学会運営会社は単なる請負業者ではなく、学会の目的達成のためのパートナーとして機能します。

学会運営会社に依頼するメリット

学会運営会社に依頼するメリットは、専門的なノウハウを持つプロフェッショナルに任せることで、高品質な学会運営が実現できる点です。
学会運営には参加者管理、会場設営、プログラム調整など多岐にわたる業務が発生しますが、これらを効率的に処理するシステムやノウハウを学会運営会社は持ち合わせています。
特に大規模な国際学会などでは、同時通訳の手配や海外参加者への対応など専門的なサポートが不可欠となります。

また、学会運営会社は過去の実績やデータを基に、予算内で最大限の効果を生み出す提案が可能です。
さらに、運営上のトラブルに対しても迅速に対応できるため、主催者は学術的な内容に集中することができます。
オンライン配信技術の導入など、最新の技術やトレンドを取り入れた学会運営も学会運営会社の強みといえるでしょう。

学会運営会社の選び方

学会運営会社の選び方において最も重要なのは、過去の実績と専門分野の経験です。
特に自分たちが開催する学会と同規模・同分野の運営経験があるかどうかは、スムーズな運営の鍵となります。
学会運営会社のウェブサイトや提案書から、どのような学会をどれだけ手がけてきたのかを確認しましょう。

次に、提供されるサービスの範囲と柔軟性を比較することが大切です。
予算に応じたプランの調整ができるか、急な変更にも対応できる体制があるかなども選定基準となります。

また、担当者との相性やコミュニケーションのしやすさも長期的な協力関係を築く上で欠かせません。
初回の打ち合わせでの対応や質問への回答スピードから、信頼できるパートナーかどうかを見極めることができます。

最後に、費用対効果を総合的に判断し、単に安価な会社ではなく、予算内で最大限の価値を提供してくれる会社を選びましょう。

学会運営会社のサポート内容

学会運営会社のサポート内容は多岐にわたり、学会の企画段階から開催後のフォローアップまで一貫したサービスを提供しています。
まず企画立案では、過去の実績やトレンドを踏まえた学会のテーマ設定や基本計画の策定をサポートします。
会場選定においては、参加者規模や予算、アクセスなどを考慮した最適な会場を提案し、予約・契約業務も代行します。
プログラム編成では、演者との連絡調整や発表スケジュールの最適化など、学術的内容と運営効率の両立を図ります。
参加登録管理では、オンライン登録システムの構築から参加費の徴収、当日の受付業務までをトータルでカバーします。
抄録集などの印刷物制作や、ウェブサイト構築、アプリ開発などの広報業務も学会運営会社の重要なサポート内容です。

さらに当日の運営スタッフ手配、機材の準備・操作、同時通訳の手配なども行います。
近年ではオンライン配信やハイブリッド開催のための技術サポートも重要なサービスとなっています。
開催後は参加者アンケートの集計・分析や会計報告書の作成など、次回開催に向けたフィードバックも提供します。

学会運営にかかる費用相場

学会運営にかかる費用相場は、規模や内容によって大きく異なりますが、一般的な目安を把握しておくことは重要です。

小規模な学会（参加者100名程度）の場合、200万円〜500万円程度が相場となります。
中規模（参加者300〜500名程度）になると500万円〜1,000万円、大規模な国際学会（1,000名以上）では2,000万円を超えるケースも珍しくありません。
学会運営費用は大きく分けて、会場費、人件費、制作費、システム費、事務局運営費などに分類されます。
会場費は開催地域や施設のグレードによって大きく変動し、都心部の高級ホテルや国際会議場では地方都市の公共施設の2〜3倍の費用がかかることもあります。人件費には当日スタッフの人数や運営期間が影響し、特に専門的なスキルを持つスタッフ（同時通訳者など）の確保には相応のコストがかかります。
制作費は抄録集や看板、名札などの印刷物や、ウェブサイト制作費が含まれます。

近年需要が高まっているオンライン配信やハイブリッド開催では、配信機材やシステム構築費用として追加で100万円〜300万円程度が必要となるケースが多いです。
学会運営会社への委託費用としては、総予算の15%〜20%程度を見込んでおくと良いでしょう。

その他の学会運営会社

当サイト「これからの学会」では、学会運営会社全国200社のリストをご案内しています。
提供しているソリューションとして、「学会開催」「会員管理」「演題登録」「Webサイト構築」「開発」「オンライン開催」「宿泊」「印刷」「イベント業務」「翻訳」「出版」「学術資料の電子化」などに分類していますので、関心がある方はぜひこちらのリストも参考にしてください。
パートナーの選び方もご案内しています。

>> 「学術大会運営／失敗しないパートナー選定ステップガイド」

学会運営会社に依頼する際のポイント

学会運営会社に依頼する際のポイントとして、まず十分な準備期間を確保することが重要です。
大規模な学会では1年以上前、中小規模でも半年前には運営会社の選定を始めるべきでしょう。
依頼前には自分たちの学会の目的や特徴、予算規模を明確にし、運営会社に正確に伝えることが大切です。
複数の会社から相見積もりを取る際は、単に価格だけでなく、提案内容や過去の実績、担当者の対応なども総合的に判断しましょう。
契約前には必ず詳細な見積書と業務範囲を確認し、追加費用が発生する条件なども明確にしておくことが重要です。

また、担当者との相性や連絡体制も重視すべきポイントで、緊急時の対応力も事前に確認しておくとよいでしょう。
契約後も定期的な進捗確認の場を設け、認識のずれを早期に解消することが成功への鍵となります。
特に予算管理については常に透明性を保ち、支出状況を随時確認できる体制を構築しておくべきです。
学会運営会社はあくまでもパートナーであり、すべてを任せきりにするのではなく、主催者側も適切に関与し、協力して学会を成功に導くという姿勢が重要です。

学会運営会社に委託するかお悩みの方へ

学会運営代行会社への依頼は、専門性の高いサービスを受けられる反面、相応の予算が必要となることが課題です。
限られた予算の中で質の高い学会を開催したいと考える主催者の方には、学会開催管理システムの導入という選択肢もあります。

例えば「AWARD（アワード）」は、参加登録から演題管理、抄録集作成、当日受付まで学会開催に必要な機能がすべて統合されたオールインワンプラットフォームです。
中小規模の学会を中心に多数の導入実績があり、従来の運営方法と比較して費用を5分の1に抑えることに成功した事例も報告されています。
予算の制約や運営効率化に悩む学会事務局にとって、このような専用システムの活用は、業務負担の軽減と学会の質向上を同時に実現できる有効な手段といえるでしょう。
自学会の規模や特性に合わせて、運営代行会社への全面委託と管理システム導入を適切に選択することで、最適な学会運営が可能になります。

まとめ

学会運営会社を選ぶ際は、自分たちの学会の特性や規模、予算に合った最適なパートナーを見つけることが重要です。複数の会社から提案を受け、比較検討することをおすすめします。

また、予算をなるべく抑えたい場合は、学会開催管理システムの導入も検討してみましょう。
適切な学会運営会社との協働により、主催者の負担を軽減しつつ、質の高い学術交流の場を提供することができるでしょう。

学術大会・国際会議開催システム「アワード」のご紹介

学会運営における課題を解決し、効率的かつ効果的な運営を実現するために、学術大会・国際会議開催システム「アワード」は以下のニーズにお応えします。

1. 学会の効率化と人手不足の解消

学会運営では、事務局の業務量が膨大で、少人数で対応するのが難しい場合もあります。学術大会・国際会議開催システム「アワード」は、煩雑な運営業務を自動化・効率化することで、人的リソースの負担を軽減します。たとえば、参加登録、プログラム作成、講演者管理などがワンストップで完結します。
2. 学会運営のコスト削減

学会開催には、印刷物や郵送、事務局人件費など多くのコストが発生します。学術大会・国際会議開催システム「アワード」は、クラウドベースでの運営によりこれらのコストを大幅に削減可能。さらに、事務局代行費用を削減しつつ、高品質なサービスを提供します。
3. 決済機能でスムーズな収益管理

学会参加費や年会費のオンライン決済に対応。安全性の高い決済システムを導入しているため、事務局での入金確認の手間が省け、効率的な資金管理が可能です。これにより、参加者にも事務局にもストレスフリーな学会運営を実現します。
4. 学会運営サポートで「大変」を「簡単」に

「学会運営が大変」と感じている学会事務局の方々に向け、運営全般を支援する学会運営サポートをご用意しています。例えば、会場手配、プログラム編成、スポンサー管理など、運営代行サービスもご紹介可能です。
5. 柔軟な管理システムで多様なニーズに対応

学術大会・国際会議開催システム「アワード」は、学会の規模や形式に応じて柔軟にカスタマイズ可能。オンライン学会、ハイブリッド開催にも対応しており、参加者がどこにいても円滑な学会開催をサポートします。
6. 費用対効果の高い学会開催を実現

学会開催費用を抑えつつ、質の高い学会運営を目指す方に最適なソリューションです。クラウド型システムの導入で初期費用を抑え、必要に応じて追加オプションを選択することが可能です。