学会運営会社のおすすめ10社 サポート内容や費用は?
2025.07.09
2025.07.09

学会運営会社を選ぶ際、どのような基準で選べばよいのか悩まれている方も多いのではないでしょうか。
学会は研究成果の発表や専門家同士の交流の場として非常に重要ですが、その運営には専門的な知識やノウハウが必要となります。
本記事では、学会運営をサポートする会社の選び方や、おすすめの学会運営会社10社を紹介します。
各社のサポート内容や費用体系についても詳しく解説します。
また、最後に学会運営を管理するシステムもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
学会運営会社とは
学会運営会社とは、学術団体が主催する学術集会やシンポジウムなどの企画から実施までをトータルでサポートする専門会社です。
具体的には、会場の選定や予約、プログラム編成のサポート、参加者登録管理、抄録集の制作、当日の運営スタッフの手配など、学会開催に必要な業務を一括して請け負います。
学会運営には特有の知識やノウハウが必要となるため、専門の学会運営会社に依頼することで主催者の負担を大幅に軽減できます。
また、オンライン配信やハイブリッド開催など、最新の技術を活用した学会運営にも対応している会社が増えています。
学会運営会社は単なる請負業者ではなく、学会の目的達成のためのパートナーとして機能します。
学会運営会社に依頼するメリット
学会運営会社に依頼するメリットは、専門的なノウハウを持つプロフェッショナルに任せることで、高品質な学会運営が実現できる点です。
学会運営には参加者管理、会場設営、プログラム調整など多岐にわたる業務が発生しますが、これらを効率的に処理するシステムやノウハウを学会運営会社は持ち合わせています。
特に大規模な国際学会などでは、同時通訳の手配や海外参加者への対応など専門的なサポートが不可欠となります。
また、学会運営会社は過去の実績やデータを基に、予算内で最大限の効果を生み出す提案が可能です。
さらに、運営上のトラブルに対しても迅速に対応できるため、主催者は学術的な内容に集中することができます。
オンライン配信技術の導入など、最新の技術やトレンドを取り入れた学会運営も学会運営会社の強みといえるでしょう。
学会運営会社の選び方
学会運営会社の選び方において最も重要なのは、過去の実績と専門分野の経験です。
特に自分たちが開催する学会と同規模・同分野の運営経験があるかどうかは、スムーズな運営の鍵となります。
学会運営会社のウェブサイトや提案書から、どのような学会をどれだけ手がけてきたのかを確認しましょう。
次に、提供されるサービスの範囲と柔軟性を比較することが大切です。
予算に応じたプランの調整ができるか、急な変更にも対応できる体制があるかなども選定基準となります。
また、担当者との相性やコミュニケーションのしやすさも長期的な協力関係を築く上で欠かせません。
初回の打ち合わせでの対応や質問への回答スピードから、信頼できるパートナーかどうかを見極めることができます。
最後に、費用対効果を総合的に判断し、単に安価な会社ではなく、予算内で最大限の価値を提供してくれる会社を選びましょう。
学会運営会社のサポート内容
学会運営会社のサポート内容は多岐にわたり、学会の企画段階から開催後のフォローアップまで一貫したサービスを提供しています。
まず企画立案では、過去の実績やトレンドを踏まえた学会のテーマ設定や基本計画の策定をサポートします。
会場選定においては、参加者規模や予算、アクセスなどを考慮した最適な会場を提案し、予約・契約業務も代行します。
プログラム編成では、演者との連絡調整や発表スケジュールの最適化など、学術的内容と運営効率の両立を図ります。
参加登録管理では、オンライン登録システムの構築から参加費の徴収、当日の受付業務までをトータルでカバーします。
抄録集などの印刷物制作や、ウェブサイト構築、アプリ開発などの広報業務も学会運営会社の重要なサポート内容です。
さらに当日の運営スタッフ手配、機材の準備・操作、同時通訳の手配なども行います。
近年ではオンライン配信やハイブリッド開催のための技術サポートも重要なサービスとなっています。
開催後は参加者アンケートの集計・分析や会計報告書の作成など、次回開催に向けたフィードバックも提供します。
学会運営にかかる費用相場
学会運営にかかる費用相場は、規模や内容によって大きく異なりますが、一般的な目安を把握しておくことは重要です。
小規模な学会(参加者100名程度)の場合、200万円〜500万円程度が相場となります。
中規模(参加者300〜500名程度)になると500万円〜1,000万円、大規模な国際学会(1,000名以上)では2,000万円を超えるケースも珍しくありません。
学会運営費用は大きく分けて、会場費、人件費、制作費、システム費、事務局運営費などに分類されます。
会場費は開催地域や施設のグレードによって大きく変動し、都心部の高級ホテルや国際会議場では地方都市の公共施設の2〜3倍の費用がかかることもあります。人件費には当日スタッフの人数や運営期間が影響し、特に専門的なスキルを持つスタッフ(同時通訳者など)の確保には相応のコストがかかります。
制作費は抄録集や看板、名札などの印刷物や、ウェブサイト制作費が含まれます。
近年需要が高まっているオンライン配信やハイブリッド開催では、配信機材やシステム構築費用として追加で100万円〜300万円程度が必要となるケースが多いです。
学会運営会社への委託費用としては、総予算の15%〜20%程度を見込んでおくと良いでしょう。
おすすめの学会運営会社10社
おすすめの学会運営会社10社を紹介します。
各社の特徴や強みを把握し、自分たちの学会に最適なパートナーを見つける参考にしてください。
それぞれの会社が持つ専門性や対応可能な学会の規模、得意とするサービスは異なりますので、複数の会社に相見積もりを取ることをおすすめします。
以下、各社の詳細について解説していきます。
日本コンベンションサービス株式会社
日本コンベンションサービス株式会社は、50年以上の歴史を持つ学会運営のパイオニア的存在です。
年間数百件の学術集会の運営実績があり、国際学会の誘致から運営までワンストップでサポートできる体制を整えています。
豊富な経験と専門知識を活かした学術プログラムの構築に定評があります。
オンライン・ハイブリッド開催のための独自システムも開発しており、コロナ禍以降の新しい学会形態にもいち早く対応しています。
大規模な国際学会から専門性の高い小規模研究会まで、あらゆるタイプの学術集会に対応可能です。
住所:〒100-0013 東京都千代田区霞が関1-4-2 大同生命霞が関ビル18F
ホームページURL:https://www.convention.co.jp/
株式会社コングレ
株式会社コングレは、国際会議や大規模学会の運営に強みを持つ学会運営会社です。
G7やAPECなどの国際会議の実績も持ち、ハイレベルな学術イベントの運営ノウハウを学会運営に活かしています。
特に医学系学会では、専門知識を持つスタッフによる的確なサポートが評価されています。
ハイブリッド開催のための先進的な技術提案も同社の強みで、リアル会場とオンライン参加者の双方に配慮した運営を実現します。
東京、大阪を拠点に全国各地での学会運営に対応し、地方開催でも安心して任せられる体制を整えています。
住所:〒103-8276 東京都中央区日本橋3-10-5 オンワードパークビルディング
電話番号:03-3510-3711
ホームページURL:https://www.congre.com/
株式会社コンベンションリンケージ
株式会社コンベンションリンケージは、国内外の学会運営に豊富な実績を持っています。
全国に事業所を持ち、地域性を活かした学会運営が可能で、地方都市での開催にも強みがあります。
特に医学系学会の運営に精通しており、専門分野に特化したスタッフによる質の高いサポートを提供します。
IT技術を活用したオンライン学会やハイブリッド開催のノウハウも豊富で、時代のニーズに合わせた柔軟な提案力が特徴です。
学会事務局代行サービスも提供しており、年間を通じた学会運営のトータルサポートも可能です。
中小規模から大規模国際学会まで幅広く対応し、予算や規模に応じた柔軟なプラン提案が評価されています。
住所:〒102-0075 東京都千代田区三番町2
電話番号:03-3263-8686
ホームページURL:https://www.c-linkage.co.jp/ja/
株式会社JTBコミュニケーションデザイン
株式会社JTBコミュニケーションデザインは、JTBグループの強みを活かした学会運営サービスを提供しています。
全国規模のネットワークを活用した会場選定や宿泊手配が大きな特徴で、地方都市での学会開催に強みがあります。
特に参加者の移動・宿泊と学会運営を一体化させたトータルサポートは、主催者の負担を大きく軽減します。
国際学会においては、海外からの参加者へのビザサポートや観光プログラムの提案など、旅行会社ならではのサービスが充実しています。
学会運営専門のスタッフも多数在籍しており、JTBの知名度と信頼性の高さから、初めて学会を主催する団体からの依頼も多い傾向にあります。
また、全国各地に支店があるため、地方での打ち合わせにも柔軟に対応できる点も評価されています。
学会と観光を組み合わせた魅力的なプログラム提案など、参加者満足度を高める工夫も同社の強みといえるでしょう。
住所:〒105-8335 東京都港区芝3-23-1 セレスティン芝三井ビルディング12階
電話番号:03-5657-0600
ホームページURL:https://www.jtbcom.co.jp/service/event/conference/
株式会社メッド
株式会社メッドは、岡山県に本社を置く地方発の学会運営会社として、きめ細かなサービスと柔軟な対応が特徴です。
全国の学会運営に対応しており、地方開催のノウハウが豊富で、地域性を活かした学会運営提案が強みです。
比較的小規模な会社ながらも、主催者に寄り添ったきめ細かなサポートと、担当者の迅速な対応力には定評があります。
オンライン学会やハイブリッド開催にも対応し、地方学会のデジタル化推進にも貢献しています。
住所:〒701-0114 岡山県倉敷市松島1075-3
電話番号:086-463-5344
ホームページURL:https://www.med-group.co.jp/
株式会社レグルス
株式会社レグルスは、学会・研修会などの企画運営に特化した専門性の高い会社です。
学会事務局代行サービスにも力を入れており、学会の年間運営と学術集会開催を一体化したサポートが特徴です。
比較的新しい会社ながらも経験豊富なスタッフを揃え、柔軟かつ機動的な対応力が評価されています。
特に中小規模の学会や研究会に対する丁寧なサポート体制を構築し、主催者の意向を汲み取った運営を心がけています。
通訳・翻訳の手配など、国際的な要素を含む学会運営にも対応可能です。
住所:本社〒160-0023 東京都新宿区西新宿三丁目3-13
電話番号:03-6403-0944
ホームページURL:https://regcon.jp/
ソウブン・ドットコム
ソウブン・ドットコム(旧:創文印刷工業株式会社)は、長い歴史を持つ印刷会社から発展した学会支援専門会社です。
学会誌の編集・発行から学術大会の運営まで、学会活動全般をサポートする総合的なサービスを提供しています。
印刷技術のノウハウを活かした高品質な抄録集や学会関連印刷物の制作は、同社の大きな強みとなっています。
学会事務局代行サービスも充実しており、会員管理から会費徴収、学会誌発送までをトータルでサポートします。
長年にわたり数多くの学会と関わってきた経験から、学会特有のニーズや課題に精通した提案が可能です。
デジタル化の流れにも対応し、オンライン学会運営や電子ジャーナル発行支援など、最新技術を活用したサービスも展開しています。
住所:〒116-0011 東京都荒川区西尾久7-12-16
電話番号:03-3893-0111
ホームページURL:https://www.soubun.com/
株式会社インターグループ
株式会社インターグループは、同時通訳サービスから発展した学会運営会社で、国際学会の言語サポートに強みを持っています。
複数の言語に対応した同時通訳者の手配や、通訳機材の準備など、言語の壁を取り除く専門的なサービスが充実しています。
また、海外演者とのコミュニケーションサポートや、国際的なプロトコルに基づいた運営ノウハウも同社の強みです。
ハイブリッド開催においても、多言語同時配信システムを駆使した質の高い国際学会運営を実現しています。
日本発の国際学会を成功させたいと考える主催者には、言語の専門家による総合的なサポートが大きな安心感をもたらすでしょう。
住所:〒107-0052 東京都港区赤坂三丁目3-3 住友生命赤坂ビル6階
電話番号:03-5549-6900
ホームページURL:https://www.intergroup.co.jp/
株式会社コンベックス
株式会社コンベックスは、医学系学会の企画・運営に特化した専門性の高い学会運営会社です。
医学分野における深い知識と豊富な経験を持つスタッフが、専門的な学術内容を理解した上での適切なサポートを提供します。
国際会議や学会運営の経験が豊富で、特に医学系の国際学会における複雑なプログラム管理や演者対応に強みがあります。
語学サービスも充実しており、医学専門用語に精通した通訳者の手配や、多言語対応の抄録集制作なども行っています。
学会事務局代行サービスも提供しており、年間を通じた学会活動のサポートと学術大会運営の一体化が可能です。
オンライン学会やハイブリッド開催においても、医学系コンテンツの特性を考慮した最適な配信方法を提案します。
住所:〒106-0041東京都港区麻布台1-11-9 BPRプレイス神谷町7F
電話番号:03-3505-3355
ホームページURL:https://www.convex.co.jp/
株式会社PCO
株式会社PCOは、その名の通りProfessional Congress Organizerとして学会運営に特化したサービスを提供しています。
特に国際学会の誘致から運営までをトータルでサポートする体制が整っており、多言語対応や国際的なプロトコルに精通しています。
同社の強みは、学会運営の経験豊富なプロジェクトマネージャーによる一貫した管理体制にあります。
複数の国際学会で実績を持つスタッフが在籍しており、グローバルスタンダードの学会運営を実現します。
海外学会との連携や国際組織との交渉など、国際的なネットワークを活かしたサポートが必要な学会には最適な選択肢です。
住所:〒930-0004 富山県富山市桜橋通り2-25 日進富山ビル 1階
電話番号:076-471-0744
ホームページURL:https://pcojapan.jp/
その他の学会運営会社
当サイト「これからの学会」では、学会運営会社全国200社のリストをご案内しています。
提供しているソリューションとして、「学会開催」「会員管理」「演題登録」「Webサイト構築」「開発」「オンライン開催」「宿泊」「印刷」「イベント業務」「翻訳」「出版」「学術資料の電子化」などに分類していますので、関心がある方はぜひこちらのリストも参考にしてください。
パートナーの選び方もご案内しています。
>> 「学術大会運営/失敗しないパートナー選定ステップガイド」
学会運営会社に依頼する際のポイント
学会運営会社に依頼する際のポイントとして、まず十分な準備期間を確保することが重要です。
大規模な学会では1年以上前、中小規模でも半年前には運営会社の選定を始めるべきでしょう。
依頼前には自分たちの学会の目的や特徴、予算規模を明確にし、運営会社に正確に伝えることが大切です。
複数の会社から相見積もりを取る際は、単に価格だけでなく、提案内容や過去の実績、担当者の対応なども総合的に判断しましょう。
契約前には必ず詳細な見積書と業務範囲を確認し、追加費用が発生する条件なども明確にしておくことが重要です。
また、担当者との相性や連絡体制も重視すべきポイントで、緊急時の対応力も事前に確認しておくとよいでしょう。
契約後も定期的な進捗確認の場を設け、認識のずれを早期に解消することが成功への鍵となります。
特に予算管理については常に透明性を保ち、支出状況を随時確認できる体制を構築しておくべきです。
学会運営会社はあくまでもパートナーであり、すべてを任せきりにするのではなく、主催者側も適切に関与し、協力して学会を成功に導くという姿勢が重要です。
学会運営会社に委託するかお悩みの方へ
学会運営代行会社への依頼は、専門性の高いサービスを受けられる反面、相応の予算が必要となることが課題です。
限られた予算の中で質の高い学会を開催したいと考える主催者の方には、学会開催管理システムの導入という選択肢もあります。
例えば「AWARD(アワード)」は、参加登録から演題管理、抄録集作成、当日受付まで学会開催に必要な機能がすべて統合されたオールインワンプラットフォームです。
中小規模の学会を中心に多数の導入実績があり、従来の運営方法と比較して費用を5分の1に抑えることに成功した事例も報告されています。
予算の制約や運営効率化に悩む学会事務局にとって、このような専用システムの活用は、業務負担の軽減と学会の質向上を同時に実現できる有効な手段といえるでしょう。
自学会の規模や特性に合わせて、運営代行会社への全面委託と管理システム導入を適切に選択することで、最適な学会運営が可能になります。
まとめ
学会運営会社を選ぶ際は、自分たちの学会の特性や規模、予算に合った最適なパートナーを見つけることが重要です。複数の会社から提案を受け、比較検討することをおすすめします。
また、予算をなるべく抑えたい場合は、学会開催管理システムの導入も検討してみましょう。
適切な学会運営会社との協働により、主催者の負担を軽減しつつ、質の高い学術交流の場を提供することができるでしょう。
学術大会・国際会議開催システム「アワード」のご紹介
学会運営における課題を解決し、効率的かつ効果的な運営を実現するために、学術大会・国際会議開催システム「アワード」は以下のニーズにお応えします。
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1. 学会の効率化と人手不足の解消
学会運営では、事務局の業務量が膨大で、少人数で対応するのが難しい場合もあります。学術大会・国際会議開催システム「アワード」は、煩雑な運営業務を自動化・効率化することで、人的リソースの負担を軽減します。たとえば、参加登録、プログラム作成、講演者管理などがワンストップで完結します。
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2. 学会運営のコスト削減
学会開催には、印刷物や郵送、事務局人件費など多くのコストが発生します。学術大会・国際会議開催システム「アワード」は、クラウドベースでの運営によりこれらのコストを大幅に削減可能。さらに、事務局代行費用を削減しつつ、高品質なサービスを提供します。
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3. 決済機能でスムーズな収益管理
学会参加費や年会費のオンライン決済に対応。安全性の高い決済システムを導入しているため、事務局での入金確認の手間が省け、効率的な資金管理が可能です。これにより、参加者にも事務局にもストレスフリーな学会運営を実現します。
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4. 学会運営サポートで「大変」を「簡単」に
「学会運営が大変」と感じている学会事務局の方々に向け、運営全般を支援する学会運営サポートをご用意しています。例えば、会場手配、プログラム編成、スポンサー管理など、運営代行サービスもご紹介可能です。
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5. 柔軟な管理システムで多様なニーズに対応
学術大会・国際会議開催システム「アワード」は、学会の規模や形式に応じて柔軟にカスタマイズ可能。オンライン学会、ハイブリッド開催にも対応しており、参加者がどこにいても円滑な学会開催をサポートします。
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6. 費用対効果の高い学会開催を実現
学会開催費用を抑えつつ、質の高い学会運営を目指す方に最適なソリューションです。クラウド型システムの導入で初期費用を抑え、必要に応じて追加オプションを選択することが可能です。
学術大会・国際会議開催システム「アワード」は、学会の運営をトータルでサポートし、効率化・コスト削減を実現する強力なパートナーです。学会運営の課題を抱える事務局や運営会社の皆さま、ぜひ一度ご相談ください!