「学会の運営や準備が大変」という声がいろいろな場面であがっています。

限られた人員の中で、会員管理や会費徴収、学術大会の準備などをこなすのは容易ではありません。
さらに、人手不足や予算の制約から、運営の効率化やコスト削減を求める声も高まっています。
そこで本記事では、学会運営・準備の何が大変なのかを明らかにした上で、委託やシステムの活用などによる解決方法について解説します。
学会運営が大変だと感じられている方は、ぜひ参考にしてください。

学会運営・準備が大変だと感じる理由とは？

学会運営・準備が大変だと感じるのは、こなすべき業務が非常に多岐にわたり、事務局の人手不足や準備期間の制約、本業との両立の難しさなどが重なるためです。

慣れない特殊な作業も多く、運営担当者には大きな負担となっています。

学会運営にはどんな業務があるのか

学会運営には、会員管理・会計処理などの日常事務から、学術大会の企画準備・開催運営まで実に多くの業務が含まれます。
例えば会員情報の管理、年会費の徴収、予算作成や経費精算といった事務処理に始まり、大会に向けた実行委員会の立ち上げ、会場選定と予約、スポンサー募集、プログラム編成、演題募集・査読、抄録集の編集、参加者への案内連絡などがあります。
当日も、受付や来場者対応、講演者サポート、進行管理、機材オペレーション、懇親会の運営など、多数のタスクが発生します。

このように日常業務に加えて様々なタスクを遂行しなければならず、それらをすべてこなすのは容易ではありません。

事務局の人手不足が深刻な理由

学会運営において事務局の人手不足が深刻なのは、多くの学会が少人数体制で運営されているためです。
学会の事務局スタッフは常勤が数名程度か、時には研究者や医師など本業を持つ人が兼任で担当している場合もあります。
業務量に対して人手が足りないと、一人ひとりの負担が増し、残業や休日対応が常態化してしまいます。
特に大会前は一時的に業務が集中し、限られた人員では処理しきれずにミスや対応遅れが生じるリスクも高まります。

また、人手不足だと新しい取り組みやサービス向上のための余裕もなくなり、業務効率化が進まない悪循環に陥ることがあります。

慣れない運営作業で時間と労力がかかる

学会運営では普段の業務とは異なる特殊な作業が多く、慣れないために時間と労力が余計にかかります。
例えば学会のウェブサイトを一から作成したり、大会プログラムの編集や抄録集のレイアウト調整を行ったりと、専門知識や経験が必要な作業も発生します。
学会開催までの期間が限られる中で、初めての作業を試行錯誤しながら進めるのは大変で、結果として長時間労働につながりがちです。
慣れない事務手続きや調整業務に追われることで、本来の研究や業務の時間を圧迫してしまうケースも少なくありません。
こうした不慣れな作業の連続が、学会運営を大変に感じさせる大きな要因となっています。

学会主催者が本業との両立に悩むケース

学会を主催する先生方や担当者の多くは、自身の本業（研究、教育、医療業務など）を持っています。
本業で多忙な中、学会運営の準備や調整に時間を割く必要があり、両立に悩むケースがよく見られます。
会議や打ち合わせは本業の合間を縫って行われ、メール対応や資料作成は深夜や週末にこなすといった状況に陥りがちです。
本業への集中力が削がれたり、逆に学会準備が追いつかなくなったりすることで精神的な負担も大きくなります。

このように、学会運営と本業を両立させる難しさが、運営担当者に「学会運営は大変だ」という強い実感を与えるのです。

学術大会開催・運営・準備で大変なこと

学術大会開催・運営・準備は、特に手間や負担の大きい部分があります。
学術大会の会場準備から参加者対応、オンライン開催対応まで、いくつかの場面で難しさが集中します。
以下に「学術大会の開催・運営・準備が大変」と言われる主なポイントを挙げます。

学術大会の会場手配・備品準備・レイアウト設計

学術大会の準備作業として、開催規模に合った会場を探し予約するだけでも苦労します（人気の施設は日程が合わないこともしばしばです）。
会場決定後も、机や椅子から音響・映像機器、ポスター掲示板まで必要備品を洗い出し、会場備付品とレンタル品の手配を行います。

さらに受付や講演会場など各スペースの動線を考慮したレイアウトを計画する必要があります。
こうした会場準備は見落としが起きやすく、学会運営の中でも難しい仕事です。

学術大会の演題登録・査読・抄録編集にかかる手間

学術大会の準備作業として、演題募集から査読、抄録集作成までの流れには膨大な労力がかかります。
多数の応募を査読者に振り分け、期限までに査読結果を集め、採択演題の要旨を揃えて体裁を整えた抄録集を編集します。
関係者も多くミスが許されないため、特に神経を使う部分です。

学術大会の参加者対応・問い合わせ管理の負担

学術大会の準備作業として、開催前から当日にかけて参加者対応に追われます。
登録方法・プログラム内容・会場アクセスなど問い合わせは多岐にわたり、特に直前期には電話やメールが殺到します。
一件一件の対応や参加証・領収書の発行、キャンセル処理などに時間を取られ、当日も受付や誘導、トラブル対応に忙殺されます。

このように大会前後の参加者対応全般に非常に大きな労力がかかります。

学術大会の参加費・会費の徴収と経理処理

参加費や年会費の徴収管理と経理処理も手間のかかる業務です。
振込の入金確認や未納者への催促、当日現金対応での金銭管理と領収書発行、さらに収支報告書作成まで、細心の注意と時間を要し担当者の負担となります。

学術大会のオンライン開催やハイブリッド開催の準備対応

近年はオンライン配信を組み合わせたハイブリッド開催も増え、ビデオ会議システム設定や配信機材準備、リハーサルなど新たな技術的タスクが発生します。
オンライン参加者への案内・サポート対応も必要で、対面とオンラインを並行する分スタッフの負担は一層大きくなります。

特に以下のような課題が考えられます。

配信トラブルや技術的課題

ネット接続不良や音声トラブルなど配信上の技術トラブルが起こるリスクがあり、本番前の念入りなテストや予備策の準備が欠かせません。
それでも想定外の障害が起こる可能性があるため、当日は専門スタッフの待機など通常以上の備えが必要で、運営担当者に大きなプレッシャーとなります。

高齢参加者へのサポートも必要

オンライン開催では参加者のITリテラシー格差にも対応しなければなりません。
特に高齢で機器に不慣れな会員には事前の接続テストや当日の電話サポートなどが求められ、そのサポート提供自体が新たな負担となります。

「学会運営・準備が大変」という声から見える課題

学会運営・準備が大変だという声の背景には、組織運営上の課題が隠れている場合があります。
単に業務量が多いだけでなく、運営の進め方や体制に問題があるケースです。
ここでは、そうした根本的課題を考えてみましょう。

属人化した業務による引き継ぎの難しさ

属人化とは特定の人だけが業務ノウハウを握っている状態で、担当者交代時に引き継ぎが困難になります。
前任者しか分からない資料や手順が多いと、新担当者は一から仕組みを作り直すことになり、急な交代時には業務が滞るリスクが高まります。
このように業務の属人化は、学会運営を大変にする一因です。

過去のやり方を変えられない体制の硬直

長年のやり方やルールを変えられず、非効率な運営を続けているケースもあります。
例えば紙の申込書やFAXでの手続き、現金書留での参加費支払いなど、デジタル化できる部分も昔ながらの方法に固執していることがあります。
新しいツール導入など改善提案があっても、「前回うまくいったから」と却下される風土では、業務負担を減らすチャンスを逃してしまいます。

外注にかかるコストと判断の難しさ

外部委託は負担軽減に有効ですが、コストや業者選定など判断が難しい面もあります。
限られた予算で外注費を捻出するのは簡単ではなく、役員間で合意が得られないこともあります。

また、信頼できる業者か、委託範囲をどこまでにするか、費用に見合う効果があるかなど検討事項が多く、踏み切れずに内部で抱え込んでしまう学会も見られます。

学会運営・準備の負担を軽減する方法

学会運営・準備の大変さを軽減するためには、業務のやり方を見直したり外部の力を借りたりする工夫が有効です。

以下に具体的な方法を紹介します。

学会運営のマニュアル化・業務整理

各業務の手順書やチェックリストを整備し、誰が担当しても対応できるようにすれば属人化を防げます。
過去の大会資料を基に標準的な運営マニュアルを作成し、タスクを時系列で一覧化して担当者と期限を明確にしましょう。
進捗を見える化して抜け漏れを防げば、個人に負担が集中せず引き継ぎ時の混乱も減らせます。

クラウドツールや専用システムの活用

参加登録や演題登録をオンライン化し、オンライン決済を導入することで手作業を大幅に削減できます。
抄録集自動作成やプログラム編成支援など専用システムを使えば、従来数週間かかった編集作業も短縮可能です。
会員管理やメール配信なども一元化でき、人手不足でも効率よく運営できます。

事務局業務の部分委託という選択肢

学会運営の一部業務を外部に委託することで、スタッフは本来注力すべき業務に集中できます。
参加登録受付や会計処理、会員データ管理など煩雑な事務処理を任せれば、その分の負担が軽減します。
部分委託ならコストを抑えやすく、必要な範囲だけ依頼可能です。
外部の力を借りることで業務の質が向上し、ミス防止や参加者満足度向上にもつながるでしょう。

学会運営を効率化する管理システムとは？

学会運営や学術大会の準備を効率化するには、学会向けの一体型システムを導入する方法が有力です。
会員管理から大会準備・当日運営までを包括的にサポートするITプラットフォームで、作業の一元管理による時間短縮とミス削減が期待できます。

ここでは例として、学会開催・管理システム「AWARD（アワード）」の主な機能とメリットを紹介します。

会員管理・参加登録・演題受付の一元管理

学会管理システムを使えば、会員管理や参加登録、演題登録など複数の業務を一つのプラットフォームで一元管理できます。
会員データと参加登録情報が連動するため、名簿照合や手作業の集計が不要になり人的ミスが減ります。
演題受付から査読状況の管理、プログラムへの反映までもシステム上で一貫処理でき、担当者間の情報共有もスムーズです。
このように関連データや手続きをまとめて管理することで、学会運営全体を効率化できます。

オンライン決済と自動領収書発行の便利さ

学会管理システムにはオンライン決済機能を備えており、参加費や年会費の支払い手続きを簡素化できます。
参加者はオンラインで支払いを完了でき、事務局側では入金確認作業が自動化されます。
当日の現金対応や振込の消込作業が減るため、経理処理の負担が軽減します。
自動領収書発行機能があれば、参加者自身で領収書を取得できるので発行業務も削減できます。
支払い手続きのオンライン化により、スタッフ・参加者双方にとって利便性が向上します。

学術大会の演題登録や発表プログラム作成機能

学術大会の開催システムでは、演題データから演題登録したり、発表プログラム編成を支援する機能も備わっています。
要旨や著者情報をテンプレートに流し込めば、統一フォーマットの抄録集PDFを短時間で作成でき、手作業のレイアウト調整や誤字チェックの手間が大幅に減ります。

また、セッション編成やタイムテーブル作成を補助する機能により、発表プログラムの骨子を自動生成することも可能です（最終調整は必要です）。
これらの機能を使えば、編集作業の負担を劇的に削減できます。

学術大会のWeb受付・QRコードによる来場対応

学術大会当日の受付業務にもシステムが活躍します。
事前にQRコード付き参加証を発行し、会場受付でスキャンするだけで出席登録を完了できる仕組みを導入可能です。
受付でのリスト照合が自動化され、待ち時間を大幅に短縮できます。

また、事前に参加者自身が登録情報を確認・修正できるWeb受付を用意すれば、当日の名札ミスや手続きトラブルも減らせます。
受付システムの活用で当日の運営負担を軽減し、参加者の満足度向上にもつながります。

学会運営システム導入の注意点

学会運営システムの導入は効率化に有効ですが、選定・導入にあたって注意すべき点もあります。
自学会に最適なシステムを選び、スムーズに運用するために以下のポイントを押さえましょう。

機能と費用のバランスを見極める

学会向けシステムには高機能なものから低コストなものまで様々です。
必要な機能が揃っているか、その費用が見合っているかを見極めましょう。
高機能なシステムは豊富な機能がありますが、使わない機能まで含まれると割高になることもあります。
逆に安価なサービスでは必要な機能が欠けていないか注意が必要です。
必須機能とあれば便利な機能を整理し、ランニングコストも含めて費用対効果を検討しましょう。

導入時のサポート体制の確認

提供会社のサポート体制も事前に確認しましょう。
導入時に不明点が生じた際すぐ相談できるか、サポート窓口の対応時間や支援内容をチェックします。
低価格サービスではサポートがFAQ中心で個別対応は有償の場合もあるため、必要に応じて十分なサポートが受けられるプランを選ぶことが大切です。

操作性と周囲のITリテラシーを考慮する

システムの機能や費用だけでなく、実際に使う人にとって操作しやすいかも重要です。
高機能でも操作が複雑だと現場に定着せず、かえって混乱を招きます。
デモ画面やトライアル版でUIの使いやすさを確認し、ITに不慣れなメンバーが多い場合はシンプルなシステムや研修サポートを検討しましょう。

学会運営大変でお悩みの方へ

学会運営に悩む方には、学会事務局業務を効率化するクラウドサービス「AWARD（アワード）」の活用がおすすめです。
AWARDは、「時間が足りない」「人手が足りない」「コストがかかる」といった学会運営者の悩みを解消するために生まれたシステムです。
参加登録・演題登録の受付から会員管理、決済処理、オンライン開催支援まで、学会運営に必要な機能をオールインワンで提供しています。
例えばオンラインでの参加登録・決済により受付業務を自動化し、プログラム編成機能や抄録集自動作成機能で事務局の作業時間を大幅に短縮できます。

またクラウドサービスなので導入コストが低く、明瞭な料金体系も魅力です。
中小規模の学会でも利用しやすい設計で、実際に多くの学会で人手不足解消と運営効率化に貢献しています。

さらに専門スタッフによる導入サポートや、必要に応じた運営代行サービスの紹介も受けられるため、初めてでも安心です。

まとめ

学会運営が大変だと言われるのは、業務量の多さや人手不足、慣れない作業、本業との両立など様々な理由があることが分かりました。

しかし、業務の標準化やITツールの活用、必要に応じた外部委託などの工夫によって、そうした負担を減らすことは十分に可能です。
学会運営の効率化を助ける専用システムやサービスも登場しており、従来は手間がかかっていた作業を飛躍的に簡略化できます。

学会運営が大変で悩んでいる方も、ぜひ本記事で紹介した解決策を参考に、無理なく円滑に学会を運営できる環境を整えてください。