「学会の大会委員になったが、何をすればいいのか分からない」
「役割やタスクを振ってみたが、漏れていないか心配」
「関係者への連絡や書類を一から考えるのが大変」
こんなお悩みをお持ちの方もご安心ください。学会運営のプロが監修した「学会運営テンプレート集」をご用意いたしました。初めての大会運営でも、スケジュールやタスクに漏れなく進めることができます。本ページでは、「進行管理シート」「参考テンプレート」「ご連絡文面雛形」をダウンロードいただけます。

1.進行管理シート

• 1.進行管理シート
• 1.1.全体タスクリスト・進行管理シート
• 1.2.会計担当タスクリスト・進行管理シート
• 1.3.広報担当タスクリスト・進行管理シート
• 1.4.出版担当タスクリスト・進行管理シート
• 1.5.展示担当タスクリスト・進行管理シート
• 1.6.プログラム担当タスクリスト・進行管理シート
• 1.7.開催地担当タスクリスト・進行管理シート
• 1.8.発表論文担当タスクリスト・進行管理シート

タスク管理表、議事録、全体チェックリストなど、会議の進捗状況を可視化し、効率的に管理するためのシートが用意されています。タスクにはアルファベット2文字の管理番号が振られ、一元的な管理が可能です。また、議事録とタスク表を連携させることで、議決事項の進捗状況を把握しやすくなっています。 下記の略称を活用して一元管理できる仕組みにしています。　　
EC(event check)：全体チェック
AC(accounting)：会計
PR(public relations)：広報
PU(publishing)：出版
EX(exhibition)：展示
PG(program)：プログラム
LC(location)：開催地
CP(conference paper)：発表論文
EM(event management)：全体管理
各シートでは、タスクNO.、担当、期限、進行状況、議事録NO.などを把握できる欄があります。

1.1.全体タスクリスト・進行管理シート

大会テーマの決定、講演者の決定などの全体タスクと、各担当の役割と進捗状況を管理するためのシートとなります。タスクNO.ごとに期日やステータスを管理ができる仕様になっております。タスクをガントチャートとして可視化できるシートもご用意しています。
・会議全体の進捗状況を把握するためのチェックリスト
・各タスクの完了状況を視覚的に確認できる
・重要なタスクを漏れなく把握できる

1.2.会計担当タスクリスト・進行管理シート

会計担当のタスクを管理するシートとなります。会計担当は、学会参加者の参加費を回収するだけでなく、予算の管理や実施後の会計報告書の作成など幅広い業務を行います。想定されるタスクとして、下記の項目を入　れています。
タスク例）
予算の作成、資金調達計画、支出計画の確認、参加登録システムの構築、資金調達状況確認、大会当日会計処理、会計報告書の作成、会計監査、総括会議（反省会）の実施

1.3.広報担当タスクリスト・進行管理シート

広報担当のタスクを管理するシートとなります。広報担当は、学会前の集客を行うことが業務と思われやすいですが、実施後のメディア対応・情報発信も担うことがあるので注意しましょう。想定されるタスクとし　　て、下記の項目を入れています。
タスク例）
広報戦略の立案、ウェブサイトの構築・更新、SNS アカウントの設定・運用、プレスリリースの作成・配信、広告・宣伝材料の制作、参加者向け情報パッケージの準備メディア対応の準備、大会期間中の情報発信、大会後のフォローアップ・報告とアーカイブ

1.4.出版担当タスクリスト・進行管理シート

出版担当のタスクを管理するシートとなります。主に、参加者へ配布されたり発表原稿として使用される予稿集を制作する業務となります。それ以外にも完成した原稿を印刷したり、配布準備を行ったりも行いま　　　す。想定されるタスクとして、下記の項目を入れています。
タスク例）
予稿集の構成決定、原稿の収集と確認、編集作業、印刷準備、予稿集の配布（大会当日）、デジタル版の作成（大会後）、アーカイブ作業

1.5.展示担当タスクリスト・進行管理シート

展示担当のタスクを管理するシートとなります。学会にて展示スペースを設ける場合、会場のレイアウトや出展者の募集～事前説明会～広報まで幅広い業務を担当します。想定されるタスクとして、下記の項目を入　　れています。
タスク例） 展示募集要項の作成と配布、出展者の募集と選定、展示会場のレイアウト設計、出展者向けマニュアルの作成と配布、展示会の広報活動、出展者向け事前説明会の実施、展示会場の設営と最終確認、展示会当日の運営、来場者アンケートの実施、展示会評価と展示者へのフォローアップ

1.6.プログラム担当タスクリスト・進行管理シート

プログラム担当のタスクを管理するシートとなります。学会全体のテーマを設定したり、テーマに合う発表者や基調講演者の依頼も行います。想定されるタスクとして、下記の項目を入れています。
タスク例）
大会前基本事項準備、テーマと基本構成の決定、発表者の募集と選定基調（招待）講演者の選定と依頼、セッションタイムテーブルの作成、特別イベントの企画、発表者向けガイドラインの作成、当日の運営準備、セッション事後評価と記録

1.7.開催地担当タスクリスト・進行管理シート

開催地担当のタスクを管理するシートとなります。開催地を選定したり、現地の実行委員会を運営したりするだけでなく、当日の会場配置や運営体制なども決める必要があります。想定されるタスクとして、下記の　　項目を入れています。
タスク例）
開催地の選定と契約、現地実行委員会の組織、現地スタッフの配置とトレーニング、参加登録システムの構築、会場設営の準備、当日の運営体制の確立、セッション運営支援

1.8.発表論文担当タスクリスト・進行管理シート

発表論文担当のタスクを管理するシートとなります。学会で発表する論文を集めるため、テーマを設定したり、投稿要項を決めたりします。その後、想定されるタスクとして、下記の項目を入れています。
タスク例）
コールフォーペーパー(CFP)の作成、年次大会発表用投稿規定連絡、演題登録開始連絡、要旨投稿開始連絡、発表データ投稿開始連絡、演題登録終了連絡

タスクリスト・進行管理エクセルデータ一式ダウンロード

2.テンプレート

• 2.テンプレート
  • 2.1.予算管理表テンプレート
  • 2.2.開催案内（告知）プレスリリース
  • 2.3.投稿規定(大会発表用)
  • 2.4.学会アンケートとコメント
  • 2.5.開催報告書
  • 2.6.議事録テンプレート

予算管理表、プレスリリース、開催案内など、会議運営の基本的な資料として活用できるテンプレートが揃っています。特に予算管理表は、前年との比較も可能となっており、より詳細な分析が可能です。

2.1.予算管理表テンプレート

下記のような収入・支出について、本年度の予算と前年度の予算、その増減を把握するための表です。収入の部：参加費、スポンサー出展料、補助金など支出の部：会場費、人件費、消耗品費、印刷費など予算と併せて、実績を記入できるシートもご用意しているので、併せて実績報告としてもご活用可能です。
・会議の予算を詳細に管理でき、効率的な資金運用をサポート
・前年度との比較も可能で、予算執行状況を把握しやすい
・部門ごとの予算配分や、費目ごとの内訳を詳細に管理できる
・収入項目例：参加費、スポンサー出展料、補助金
・支出項目例：会場費、人件費、消耗品費、印刷費

2.2.開催案内（告知）プレスリリース

報道各社やニュースリリース、学会サイトへの掲載などの際にご活用できるテンプレートです。
・会議に関する情報を効果的に発信できる
・報道機関への発表やホームページ掲載に最適なフォーマット
・テンプレートに沿って情報を記入するだけで、魅力的なプレスリリースの作成が可能

2.3.投稿規定(大会発表用)

既存の投稿規定と照らし合わせてご確認いただけます。

2.4.学会アンケートとコメント

　学会開催後に必要となる「開催後アンケート」のひな形（5段階評価、自由記述）となります。紙面、もしくはWebフォームに当てはめてご活用いただけます。

2.5.開催報告書

一般的に必要となる下記の項目をご用意しています。
大会概要／参加者数／プログラム内容／成果と評価／財務報告／今後の課題と展望

2.6.議事録テンプレート

Word形式・Excel形式の2パターンをご用意しています。タスクごとの番号を記入できるようにしているため、タスクごとの議事を残しやすくなります。

テンプレート一式ダウンロード

3.ご連絡文面ひな形

• 3.ご連絡文面ひな形
• 3.1.演題登録開始
• 3.2.要旨投稿開始
• 3.3.発表データ投稿開始
• 3.4.演題登録終了
• 3.5.参加登録開始
• 3.6.参加登録早割終了
• 3.7.プログラム公開
• 3.8.参加登録終了
• 3.9.参加登録完了
• 3.10.参加費支払い確認
• 3.11.宿泊施設予約開始
• 3.12.会場アクセス情報
• 3.13.会期前連絡
• 3.14.セッション司会者募集
• 3.15.出展社募集
• 3.16.ボランティア募集

3.1.演題登録開始

演題登録の開始をお知らせする文面です。登録開始日や登録方法を記載できます。

3.2.要旨投稿開始

発表を承認された発表者向けに要旨投稿を案内する際の文面です。

3.3.発表データ投稿開始

発表者向けに発表データ投稿を案内する際の文面です。

3.4.演題登録終了

演題登録の終了をお知らせする文面です。

3.5.参加登録開始

大会への参加登録開始をお知らせする文面です。登録開始日や登録方法を記載できます。

3.6.参加登録早割終了

参加希望者への早期登録割引の終了をご案内する文面です。

3.7.プログラム公開

大会のプログラム決定後、サイト公開をお知らせし、参加登録を促す文面です。

3.8.参加登録終了

大会への参加登録期間終了をお知らせする文面です。

3.9.参加登録完了

大会への参加登録が完了した方へご連絡する文面です。

3.10.参加費支払い確認

参加登録完了後、参加費の支払が未実施の方への文面です。

3.11.宿泊施設予約開始

大会参加者への宿泊施設の予約サポートを開始する際の文面です。

3.12.会場アクセス情報

大会参加者への会場アクセス方法をご案内する文面です。

3.13.会期前連絡

大会参加者への概要（日時・会場へのアクセスやその他注意事項など）をご案内する文面です。

3.14.セッション司会者募集

セッションの司会者を募集する際の文面です。

3.15.出展社募集

展示出展者を募集する際の文面です。

3.16.ボランティア募集

大会運営のボランティアを募集する際の文面です。

ご連絡文面ひな形一式ダウンロード